Gestionnaire Administratif·ve H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Au sein de la direction en charge des relations avec les entreprises, de la formation et de la vie étudiante (DREFE), le service central de scolarité constitue le service administratif d'appui des vice-présidences formation et adjointe vie étudiante, ainsi que des équipes administratives des écoles de Grenoble INP - UGA, dans les
domaines de la formation (cycles ingénieur et master) et de la scolarité.
Plus précisément, le service central de scolarité accompagne les écoles dans la gestion des élèves, aussi bien sur le plan des études que dans la dimension sociale. Le service assure une veille sur les évolutions réglementaires, met en place le cadrage opérationnel, détermine et décline les process de gestion associés, et veille à leur bonne application, met au point les documents de gestion et les supports d'information, et veille à la bonne information de tous les acteurs.

La personne recrutée sera chargée d'assurer des actes de gestion administrative, dans le respect des techniques, des règles et des procédures, et sera en lien avec les écoles et avec les partenaires institutionnels du site.

Sur ce poste, la mission porte plus particulièrement sur la gestion de l'ensemble des parcours de Master de l'établissement et en particulier des parcours de formation proposés par Grenoble IAE - INP, UGA (Diplômes d'établissement, Licence, Licence professionnelle, Master) et Polytech Grenoble - INP, UGA (Ingénieur).

La personne recrutée est placée sous l'autorité de la responsable du service central de scolarité.

Activités :
- Assurer le suivi opérationnel des actes administratifs qui encadrent certains parcours d'étudiants (aménagements d'études, césure...)
- Accompagner les responsables et les gestionnaires de scolarité dans la bonne application des règles de gestion et la bonne exécution des procédures administratives
- Rédiger des procédures de gestion
- Suivre la mise à jour des règlements de Master
- Participer à la préparation de la campagne annuelle d'inscriptions administratives
- Participer à la gestion des remboursements des droits d'inscription ainsi qu'à leur recouvrement, en relation avec l'agence comptable de l'UGA
- Mener les opérations en lien avec le développement et le fonctionnement de la plateforme nationale Mon Master
- Gérer les opérations liées aux suites des jurys, en procédant notamment au contrôle des procès-verbaux
- Mettre en oeuvre l'ensemble du processus relatif aux diplômes du périmètre des formations traitées (édition, mise à disposition, authentification)
- Saisir des données et mettre à jour des bases de données
- Contribuer à la continuité de service, en cas de besoin

- Connaitre les dispositifs de formation de l'enseignement supérieur
- Avoir une expérience dans la gestion de formations de l'enseignement supérieur serait un plus
- Avoir une expérience dans la gestion administrative serait un plus
Maitriser les logiciels informatiques (Pack office) et être à l'aise avec les plateformes numériques
- Savoir comprendre un texte réglementaire, le respecter et l'appliquer
- Savoir vérifier la régularité administrative d'un dossier et identifier les irrégularités
- Savoir alerter sa hiérarchie et effectuer un reporting
- Faire preuve de rigueur dans la gestion et savoir respecter la confidentialité relative aux données traitées
- Posséder le sens de l'organisation, savoir gérer les priorités et s'adapter à des publics variés
- Savoir travailler en équipe, avoir de bonnes capacités relationnelles et le sens du service à l'usager
- Posséder un bon niveau d'anglais serait un plus