Assistant de Direction du Petit Palais H/F - Fonction publique Territoriale

L'assistant(e) de la directrice est notamment en charge des activités suivantes:

Secrétariat

- Assurer le traitement et le filtrage des appels téléphoniques en veillant à appliquer les 4 règles d'or de la relation usager Vous Simplifier Paris, organiser et accueillir les rendez-vous, enregistrer et traiter le courrier imprimé et électronique, gérer l'agenda de la directrice et partagé, organiser les réunions (avec réservation des espaces et préparation matérielle), rédiger les courriers et formaliser les comptes rendus, actualiser les outils spécifiques (tableaux, réponses à des enquêtes...), contrôler l'acheminement des dossiers, classer, archiver, assurer les besoins logistiques de la direction en lien avec les services du secrétariat général, gestion des frais de représentation (réservation des déjeuners et remboursements)
- Remplacer l'assistante RH ou l'assistant de la secrétaire générale en cas d'absence

Assistanat

- Préparer les réunions et rendez-vous de la directrice
- Élaborer des documents: dossiers, notes, textes, présentations power point.
- Organiser des visites privées, gérer les invitations, l'accueil des personnalités, mécènes, mettre à jour le fichier des contacts, gérer la logistique pour les relations publiques (accueil, pointage, stock des catalogues)
- Organiser les déplacements et missions de la directrice et des équipes de conservation

Gestion des ressources humaines

- Assurer le traitement informatisé du temps de travail (Gestionnaire Chronotime) de 4 services (25 agents environ). Gérer des outils de suivi et plannings.
- Assurer la gestion administrative et pratique des nouveaux arrivants et des demandes d'accueil de stagiaires et veiller à leur bonne intégration en lien avec l'assistant du secrétariat général.
- Être relai RH pour les personnels scientifiques et techniques (en trinôme avec l'adjoint administratif en charge des agents postés et l'assistant de la secrétaire générale en charge des agents administratifs):
- Assurer le suivi des convocations à la médecine du travail, des arrêts maladie, des justificatifs de versement de prestations sociales et autres documents en lien avec les gestionnaires RH de Paris Musées
- Classer les dossiers des agents (arrêtés, attestations de formation, certificats médicaux, entretiens annuels).
- Assurer la mission de relai formations de la population gérée.
- Planifier les astreintes du musée, veiller au paiement des indemnités et la documentation afférente en lien avec les services du SG.

Profil :

- Formation en gestion administrative
- Expérience d'assistanat de direction
- Sens de l'organisation et de la gestion des priorités, rigueur
- Réactivité et polyvalence
- Capacité à travailler en équipe
- Sens de la confidentialité, discrétion, diplomatie et disponibilité
- Initiative et autonomie
- Intérêt pour le domaine des musées et de la culture, en général

Savoir-faire:
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- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et de la messagerie Outlook
- Capacité à travailler sur des outils informatiques spécifiques (logiciels dédiés aux formations, au suivi du temps de travail et autres).
- Bonnes capacités rédactionnelles (courriers, synthèses, compte-rendu et autres documents administratifs) y compris en anglais
- Aisance relationnelle et bonne expression orale y compris en anglais, capacité à s'exprimer avec des interlocuteurs de niveaux variés