Assistant de Direction H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Sous la responsabilité du directeur de cabinet, le/la assistant(e) de direction a pour mission de gérer les activités du secrétariat de direction et de service intérieur du Crous de l'académie de Créteil.

Organisation de la Direction

Tenue de l'agenda de la Directrice générale et du Directeur adjoint.
Création du planning annuel des réunions et des instances de concertation en relation avec l'ensemble des services (CA, concertations élus étudiants, réunions de service, de direction, externes et instances de dialogue social en lien avec la DRH et la Conseillère de prévention).

Courriers et activités externes du Directeur

Suivi des affaires réservées du Directeur général.
Gestion des dossiers relevant du Directeur général et du Directeur adjoint.
Suivi et vérification des réponses des divisions ou services à la signature du Directeur général.
Préparation des dossiers des réunions internes et externes du Directeur général et du Directeur adjoint.

Instances décisionnelles

Mise en forme des dossiers à remettre aux membres du CA et des supports de présentation et de communication.
En charge des comptes rendus ou des relevés de décisions des réunions de Direction.

Affaires Générales

Suivi des délégations de signature.
Suivi des enquêtes nationales.
Suivi des notes de service internes.
Mise à jour des réquisitions annuelles (commissariats de police).
Gestion du parc automobile (50 véhicules de service) et du parc de téléphonie (y compris abonnements).
Suivi des concessions de logement et des permanences de gestion.
Établissement des bons de commande pour prestations CA ou réunions internes.
Actualisation des annuaires et des listes de diffusion internes.
Évaluer les risques en matière de sûreté et proposer des mesures protectrices.
Attribuer les badges d'ouverture de porte et gérer les contrôles d'accès.
Participer à la définition des besoins sur son périmètre et élaborer le budget du service.
Anticiper les attributions de matériels aux personnels nouvellement nommés (mobilier, fournitures, etc.) et gérer les restitutions à l'occasion des départs.
Approvisionner les services centraux et gérer les stocks, y compris pour les commandes spécifiques de la direction générale.
Attribuer et gérer les locaux de stockage et d'archivage.
Contrôler les fournisseurs sur son périmètre et constater le service fait.
Produire des tableaux de bord et des indicateurs spécifiques à l'activité.

Partenariats institutionnels, évènementiel, communication

Participation à l'organisation et à l'animation des événements ou opérations de relations publiques : inaugurations, séminaires, journées des nouveaux arrivants, etc.
Participation à l'organisation des élections des représentants des étudiants au conseil d'administration.

Relations fonctionnelles

Relations permanentes avec tous les services internes et les prestataires extérieurs.
Collaboration étroite avec la DRH, la Conseillère de prévention et les divisions opérationn

Rigueur
Discrétion professionnelle
Sens de l'écoute et de la relation humaine
Travail en équipe
Connaissances des outils bureautiques
Bonne maîtrise de l'orthographe, de la grammaire et du langage administratif
Polyvalence
Organisation
Réactivité