Assistant Administratif de Délégation Territoriale H/F - Ministères Aménagement du Territoire Transition Écologique

Le/la titulaire du poste aura pour missions:

1/Assister la direction et assurer les missions de secrétariat courant

- Assurer la bonne gestion de l'agenda de la Directrice, organiser ses déplacements et préparer ses dossiers (rdv, réunions...).
Préparer et suivre les notes de frais, distribuer les titres-restaurant,
- Assurer la gestion du courrier : récupération, enregistrement, redistribution, suivi des réponses.
- Gérer le standard téléphonique, accueillir et orienter les visiteurs, assurer une permanence d'information de premier niveau.
- Tenir à jour le tableau de suivi des commandes/demandes arrivant à la délégation ainsi que les données administratives.
- Gérer les fournitures, réservations de véhicules et de salles.
- Préparer, mettre en forme des documents (fiches de présentation, tableaux, relevés de décision, présentations), et rédiger des courriers
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers, en particulier ceux soldés.

2/Assurer un appui à l'organisation d'évènements à la délégation

- Aider dans l'organisation les commissions territoriales (3 commissions, 2 fois par an) : convocations, logistique, supports, suivi.
- Veiller à la bonne gestion des réservations de salles, matériel vidéo... liés aux évènements internes ou externes; réunions collectives, séminaires ...

3/Contribuer à la gestion et au traitement administratif de dossiers techniques

- Participer à l'instruction des dossiers administratifs, financiers ou comptables dans le respect des procédures réglementaires.
- Appuyer les chargés d'intervention dans les tâches de relances et de suivi de dossiers soldés.

4/Contribuer à la circulation de l'information et à la communication

- Contribuer à la cohésion et la dynamique collective au sein d'équipes multi-sites en facilitant la circulation de l'information et la mise en lien entre agents.
- Participer à la diffusion de l'information et la valorisation des activités de la délégation au sein de l'équipe et en lien avec la Direction de la Communication.

CONNAISSANCES :

Connaissance des activités et de l'organisation interne de l'agence
Connaissances de l'environnement administratif, institutionnel et politique, des interlocuteurs, obligations légales et réglementaires
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)

SAVOIRS- FAIRE :

Organiser une activité
Respecter et mettre en oeuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole
Accueillir une personne, un groupe, un public
Capacité rédactionnelle et de mise en forme de document
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SAVOIRS-ETRE :

Sens de l'organisation
Faire preuve de discrétion
Esprit d'équipe