Assistant Administratif du Service Technique H/F - Pôle Emploi

Dans le cadre d'un remplacement congés maternité, à compter du 03.11,
Sous la responsabilité du Directeur des Services Techniques, vous effectuez les missions suivantes :

Missions d'accueil :
-Accueil physique et téléphonique
-Distribution du courrier (Services Techniques > mairie)
-Transmission des informations au Responsable des Services Techniques puis aux différents référents
-Suivi des demandes des administrés et des réponses apportées (KANLAB, Intra-Muros, formulaire de contact)
-Réception des livraisons

Missions administratives :
-Etablissement et suivi des DICT, demandes de voirie (branchements), demandes de travaux (DT), demandes d'urgence (ATU)
-Réalisation du signalement des pannes sur le site du SIEL pour l'éclairage public (SAGA)
-Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques (tableaux de suivi, courriers, rapports, formalisation des procédures)
-Participation au point hebdomadaire avec le responsable des Services Techniques
-Organisation et planification de réunions, participation aux rendez-vous et réunions selon l'objet, à la demande du Responsable des Services
-Techniques et rédaction des comptes rendus - Horaires à adapter en fonction des réunions
-Organisation du classement
-Etablissement des parapheurs à la demande du directeur

Missions Ressources Humaines :
-Echanges d'information avec le service RH (absences, convocations des agents au service RH)
-Elaboration et suivi du planning des absences et congés du service technique (agents des Services Techniques, agents d'entretien)
-Préparation et suivi du planning des astreintes et transmission des informations avant le 5 du mois au service RH pour l'élaboration de la paie
-Orientation des agents vers le service RH pour toutes questions les concernant

Missions comptables :
-Suivi des devis, bons de commandes, bons de livraisons et factures (rapprochement) puis transmission au service Finances
-Enregistrement des bons de livraisons (Berger Levrault)
-Déclarations et suivi des sinistres en lien avec les différents référents

PROFIL :
Savoir Faire indispensables :
-Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, internet, OPEN GST)
-Bonne maîtrise rédactionnelle
-Connaissance des techniques d'accueil et de secrétariat
-Compétences en matière de lecture de plans
-Connaissance du fonctionnement et des compétences des collectivités territoriales (communes, communauté de communes...) ainsi que des interlocuteurs institutionnels
-Connaissance des fournisseurs par secteur d'activité

Savoir être :
Sens du service public
Qualités d'accueil et d'écoute
Sens de l'organisation et rigueur
Capacité d'adaptation aux urgences et imprévus
Qualités relationnelles et d'écoute au service de l'équipe
Autonomie, réactivité et initiative

CONDITIONS D'EXERCICE :
Horaires de 08h30 à 12 tous les matins de la semaine
Travail en bureau / Déplacements ponctuels en mairie
Respect impératif des obligations de discrétion et confidentialité
Polyvalence en fonction des nécessités de service, à la demande du directeur

RÉMUNÉRATION : recrutement sous conditions statutaires, traitement indiciaire et primes liées à l'emploi,

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Environnement administratif, institutionnel et politique,Accueillir, orienter, renseigner un public,Corriger et mettre en forme un document,Mettre en forme un document,Organiser l'agenda des réunions,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).