Assistant de Direction - Communauté Urbaine Caen la Mer H/F - Fonction publique Territoriale

Aujourd'hui, chaque territoire doit relever de nombreux défis, à la fois environnementaux, économiques et sociétaux permettant de répondre aux besoins des habitants et de leur proposer un cadre de vie de qualité... C'est au coeur de ces enjeux que la ville de Caen et la Communauté urbaine de Caen la Mer inscrivent leurs projets dans une
dynamique de développement, de croissance et d'attractivité.

Au sein de la direction des ressources humaines mutualisée pour les 3 collectivités (Communauté urbaine, Ville de Caen et CCAS), en tant qu'assistant(e) de direction et sous l'autorité de la directrice des ressources humaines, vous concourrez au bon fonctionnement à travers diverses missions.

Vous organisez l'activité de la directrice ainsi que celles du directeur des Ressources humaines adjoint et du chargé de mission RH, dans une relation de totale confiance. Vous apportez un soutien en termes d'organisation, de gestion, d'exécution comptable, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

D'autre part, vous êtes en charge de coordonner l'activité des correspondants RH des différentes directions des trois collectivités, en veillant notamment à une bonne transmission des informations et à une harmonisation des pratiques.

Suivre, planifier les agendas des directeurs RH et du chargé de mission et organiser les déplacements

Suivi des projets et activités de la direction

- Se tenir informé des projets et activités en cours dans la direction
- Apporter son concours si besoin et être force de proposition dans la conduite de certains projets (élaboration de supports, organisation d'événements, etc.)
- Elaborer et renseigner des tableaux de bord de suivi d'activité

Accueil physique et téléphonique

- Répondre aux demandes des élus RH, des directions, des services et agents
- Filtrer et orienter les demandes vers les agents en charge des dossiers concernés

Gestion administrative et comptable

- Assurer le secrétariat (prise de note et mises en forme de tous types de courriers et comptes rendus, élaboration et saisie de documents divers), le classement, l'archivage, la veille documentaire, suivi des parapheurs, etc.
- Gérer le courrier de la direction et assurer le suivi des courriers sensibles via 6Tzen
- Superviser la gestion administrative des astreintes de la ville de Caen et élaborer le tableau des indemnités d'astreinte
- Suivre les entretiens d'évaluation des cadres RH
- Suivre et gérer le suivi Incovar
- Engager et liquider les factures dans astre GF (enquêtes administratives, déjeuner de travail, séminaire, fournitures de bureau ...)

Suppléance de l'assistant du DGA Ressources

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et les tâches urgentes de secrétariat du DGA Ressources en l'absence de son assistant

Coordination des correspondants ressources humaines

- Animer le réseau des correspondants
- Animer les réunions avec les correspondants
- Être l'interlocuteur privilégié des correspondants

Titulaire d'un grade du cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux ou inscrit(e) sur liste d'aptitude.

Vous êtes diplômé(e) d'un baccalauréat ou d'un diplôme équivalent et, avez suivi une formation d'assistant(e) de direction. Vous justifiez d'une expérience sur des fonctions similaires et connaissez l'environnement institutionnel des collectivités territoriales.

Autonome et doté d'une aisance rédactionnelle, vous êtes reconnu(e) pour vos qualités relationnelles et votre capacité d'adaptation. Vous êtes organisé(e), rigoureux(euse) et vous avez le sens des responsabilités et du service public. Enfin votre discrétion, votre disponibilité seront des compétences indispensables pour ce poste.

Confidentialité, discrétion et réserve professionnelles exigées.

Maîtrise des outils de bureautique du Pack Office Windows (Excel, Word, Outlook, Powerpoint). Pratique et aisance avec les logiciels métiers. Pratique des logiciels Astre-RH, Astre-GF, 6Tzen, INCOVAR, AIRDELIB, iXBus appréciées.