Secrétaire - Insee H/F - Ministères économiques et financiers

Au sein du secrétariat mutualisé pour l'ensemble de l'établissement (340 agents dans 6 services), vous assurez la réalisation de missions de secrétariat et d'assistance. En lien avec les responsables des services, vous prenez en charge la gestion des courriers électroniques administratifs et celle du courrier postal, l'organisation de réunions ainsi que la rédaction et la mise en forme, selon la charte de l'Insee, de différents documents administratifs. Vous assurez également l'accueil des personnes par téléphone ou sur site. Enfin, vous participez, parmi le collectif de trois secrétaires dont vous faites partie, à la permanence du secrétariat sur site (réponses aux demandes, distribution de fournitures, etc.).

Activités dominantes:

- La gestion des salles et des véhicules: gestion du planning, réservation, suivi des demandes d'aménagement de salles.

- Accueil, physique et téléphonique, des visiteurs et orientation vers les salles et/ou personnes concernées.

- Réception, collecte, distribution du courrier papier.

- Réception, collecte, distribution du courrier électronique à travers une application dédiée.

- Préparation d'envois (notes de frais des enquêteurs, etc.)

- Gestion des fournitures.

- Rédaction, relecture et mise en forme de documents.

Pour intégrer le secrétariat mutualisé de la direction régionale, vous êtes à l'aise avec les suites bureautiques (Libre Office).

Le courrier électronique et la messagerie instantanée font partie de vos usages: vous aimez l'écrit et avez une bonne orthographe.

Vous restez courtois dans vos messages ou lors d'échanges oraux.

Vous disposez de capacités d'organisation.

Vous avez le sens du relationnel et vous appréciez la relation téléphonique.

Le respect de la confidentialité fait partie de vos pratiques.
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Vous faites preuve d'écoute et de disponibilité.