Chargé de Coordination et des Relations avec le Public H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Au sein de la direction de la communication, des publics et de la RSO , le ou la chargée de coordination et des relations avec le public assure un rôle d'interface entre les différents interlocuteurs associés à la gestion et à l'animation des activités de visites et ateliers (réservation, billetterie, médiateurs, prestataire). Il ou elle facilite l'organisation et l'accueil des manifestations culturelles (du Musée, de l'Aquarium et du monument), et participe au suivi transversal de l'activité des services en lien avec les publics. Il ou elle est également le /la garant(e) du bon déroulement des activités et événements, en particulier sur le terrain.

Les missions principales sont les suivantes :

Pilotage et suivi du marché de gestion des visites et ateliers
- Assurer la coordination globale du marché, en lien avec le titulaire, le service de l'accueil et de l'expérience de visite, ainsi que le service de la médiation et des ressources pédagogiques
- Garantir le suivi juridique et budgétaire du marché : contrôle du volume des médiations, de la consommation des crédits et de la qualité des prestations conformément au cahier des charges
- Piloter la relation avec le prestataire : centralisation et transmission des ressources, organisation et animation des réunions de suivi (hebdomadaires, mensuelles), élaboration des bilans annuels

Coordination de l'accueil des événements culturels
- Participer aux instances de programmation et contribuer à la définition des dispositifs d'accueil adaptés aux différents événements (vernissages, Journées du patrimoine, rencontres...), en prenant en compte les publics attendus
- Gérer la préparation opérationnelle : repérage des espaces, organisation des flux et des circulations, conception et mise en place de la signalétique
- Assurer le pilotage sur le terrain lors des événements : briefing des équipes d'accueil mobilisées, supervision du dispositif d'accueil et d'information du public, gestion des imprévus

Une présence sur site est requise pour garantir la bonne coordination opérationnelle lors des temps forts de l'établissement.

Missions transversales
- Piloter, en lien avec la cheffe du service de la médiation et la directrice adjointe en charge des publics, le jumelage culturel pluriannuel et en assurer le suivi stratégique et opérationnel
- Accompagner un(e) volontaire en service civique sur des missions liées à l'accessibilité et à l'accueil de publics spécifiques
- Assurer un suivi des engagements et des dépenses dans l'outil comptable et contribuer à l'élaboration et au suivi des budgets prévisionnels et rectificatifs aux côtés de la directrice adjointe des publics
- Suivre certains contrats et marchés liés à des projets transversaux

Autres missions : benchmark, dossiers ponctuels, réalisation ponctuelle de briefs, consolidation des bilans...

Descriptif du profil recherché
Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (en particulier Excel) et idéalement d'un outil comptable (GFI ou autre)
- Maîtrise des enjeux liés à l'accueil d'événements (gestion de planning, signalétique, dimensionnement d'équipe, gestion terrain...)
- Maîtrise du fonctionnement des marchés publics et de la gestion budgétaire et comptable publique

Savoir-faire
- Planification des activités de visites et ateliers (pré-paramétrage)
- Lancement et pilotage de marchés publics (rédaction de cahiers des charges, analyse de candidatures, et suivi de l'exploitation)
- Conception et suivi de tableaux de bords d'activité
- Lancement et suivi de partenariat (rédaction de conventions, bilans, lien avec les partenaires...)
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Savoir-être
- Excellent sens de l'organisation et de la coordination, sens pratique, pragmatisme
- Très grande rigueur, autonomie et réactivité
- Sens des relations humaines et forte capacité d'adaptation
- Sens du service rendu au public

Profil du candidat recherché :
- Bac +5 en médiation culturelle ou management des institutions culturelles, avec connaissance du secteur public culturel.
- Expérience professionnelle de 3 à 5 ans, en médiation culturelle (gestion de projet, coordination d'activités), gestion d'événements et suivi administratif.
- La connaissance d'un outil de billetterie est un plus. La sensibilisation ou des connaissances en matière d'accessibilité (outils de médiation, règlementation, accueil de PSH) sont appréciées.
- Goût pour le travail en équipe, la polyvalence des missions, le rôle de coordinateur / référent et les métiers en lien avec les publics (événementiel, accueil, médiation orale).
- Capacité d'autonomie, qualités relationnelles et intérêt pour les contenus liés au monument, au Musée de l'histoire de l'immigration et à l'Aquarium tropical.