Dae - Assistant de Direction B2 ou B3 H/F - Ministères économiques et financiers

Sous l'autorité de la cheffe du bureau des ressources humaines, le (la) titulaire du poste assure, dans le cadre d'un binôme avec une deuxième assistante, l'assistance et le secrétariat du directeur et de l'équipe de direction.

Le rôle de l'assistant (e) est primordial dans la bonne marche du service en assurant l'accueil des interlocuteurs de la direction, le suivi des procédures ainsi que dans l'archivage des documents qui doivent être tracés et facilement consultables.

Les principales activités sont :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et par courriel

- Accueil téléphonique de la direction (filtrage des appels, renseignements, ...) et accueil physique (orientation des visiteurs)

- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes

- Gestion du courrier (arrivée et départ - processus de signatures)

- Diffusion et envois réguliers de documents, dans un contexte interministériel, public et privé

- Gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l'organisation des réunions de service

- Gestion du plan de charge et de l'agenda du directeur et des membres du comité de direction, avec la prise de nombreux rendez-vous avec des interlocuteurs variés : responsables de haut niveau, représentants de diverses administrations, fournisseurs et prestataires privés

- Assistance à la préparation des réunions (constitution de dossiers, réservation de télé ou visio conférences, réservation de salles dans RESA et des salles de réunion privatives DAE)

- Établissement des fiches d'ordre de mission du directeur et des agents, suivi des frais de mission dans chorus DT

- Mettre en forme et valoriser des supports écrits

- Saisie et mise en forme de documents dans les outils : Solon ; Réponse ; Raquam ; Elise et réponses par messagerie aux questions parlementaires).

- Mise à jour des annuaires et des organigrammes.

- Traiter, classer et archiver des dossiers ponctuels

- Gestionet suivides notes de la direction.

- Aide à l'organisation du travail de l'équipe d'encadrement.

- Classement et archivage : organiser un plan de classement et assurer le classement 1er niveau (revues, courrier) du directeur et de l'équipe de direction.

- Centralisation d'informations et de documentations.

- Recherches documentaires : recherche d'informations sur internet, intranet, revues de presse etc.

- Gestion du fonds documentaire : création, actualisation, classement.

- Suivi de la dotation globale de fonctionnement (DGF).

- Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service

- Gestion des ressources matérielles (fournitures, téléphonie ; signalétique; mobilier ; aménagement des locaux).

- Commande de fournitures via les cartes d'achats (N1 : fournitures de bureau et N3 : achats de proximité).

Le périmètre des missions confiées est varié et susceptible d'évoluer en fonction de l'actualité et des besoins de la direction.

Expérimenté(e), le (la) candidat (e) doit posséder une réelle expérience dans le domaine de l'assistance de direction.

Compte tenu de la sensibilité des informations traitées, le poste requiert un sens aigu de la confidentialité et de la loyauté.

Autres compétences requises :

Savoirs :

- Connaissance du fonctionnement et des missions des services et environnement administratif
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- Techniques de rédaction (courriels, notes de couverture, rapports)

- Applications bureautiques (word, excel, powerpoint)

Savoir-faire:

- Organiser et assurer la logistique de réunions

- Hiérarchiser les priorités et les rendez-vous

Savoir-être :

- Rigueur/sens de l'organisation/fiabilité

- Sens aigu de la confidentialité

- Sens des relations humaines et de l'accueil

- Sens de l'initiative