Chargé d'Accueil - Assistant de Gestion Administrative H/F - Mairie

Mairie de PlobsheimSous l'autorité de la responsable administrative et financière , il/elle assure les missions d'accueil physique et téléphonique de l'ensemble des visiteurs. Il ou elle accueille, oriente et renseigne les partenaires, prestataires et visiteurs. Il ou elle réalise les tâches de secrétariat quotidien et apporte une aide permanente à l'équipe en terme d'organisation, de gestion, d'information, de suivi de dossiers et classement.

Missions, activités et conditions d'exercice
* Accueil (demi-temps de travail)
-Accueil physique et téléphonique
-Assurer un premier niveau de renseignement et orienter le public vers le service compétent, prise de rendez-vous
-Délivrance de documents administratifs (actes d'état civil, attestations diverses)

* Gestion administrative (demi-temps de travail)
-Gestion du courrier (ventilation, suivi, rédaction)
-Moyens généraux (fournitures administratives, commandes, etc.)
-Secrétariat
-Classement et archivage des documents et dossiers
-Binôme avec l'agent en charge de la gestion administrative/technique

Compétences " métier ":
-Techniques et outils de secrétariat
-Excellente maîtrise des outils bureautiques
-Capacités rédactionnelles
-Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales souhaitée
-Aptitude à organiser son travail et à gérer les priorités

Compétences " relationnelles " :
-Sens du service public
-Qualité d'accueil et d'écoute
-Sens de l'organisation, de la rigueur et de l'autonomie
-Capacité à travailler en équipe
-Polyvalence et capacité d'adaptation
-Disponibilité, réactivité et discrétion professionnelle

Relations fonctionnelles:
-Echanges avec les élus et la direction générale des services de la commune
-Relations constantes avec l'ensemble des services de la commune

Profil:
Une expérience dans un poste similaire serait un atout

Modalités de recrutement:
-Temps non complet : 21h
-Recrutement CDD de 2 mois, renouvelable
-Dès que possible
Horaires: Lundi de 13h à 19h
Mercredi de 8h30 à 12h - de 13h à 17h
Vendredi de 8h30 à 12h - de 13h à 17h

Avantages:
-13ème mois, Régime indemnitaire
-Santé
-Prévoyance

Experience: 1 Mois

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Identifier, traiter une demande client

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.