Assistant - Assistante de Direction H/F - Services Installations Electriques

1- Gestion administrative : L'assistante de direction gère les tâches administratives quotidiennes, telles que :
- Traitement des mails et gestion des courriers,
- Accueil téléphonique,
- Mise à jour, classement et archivage des dossiers administratifs,
- Traitement et suivi des factures fournisseurs et clients,
- Dépôt des factures sur les plateformes dédiées,
- Planification des réunions,
- Prise de notes et rédaction de comptes-rendus lors des réunions,
- Commande des fournitures.

2- Gestion du personnel : L'assistante de direction gère les tâches quotidiennes suivantes relatives aux ressources humaines :
- Déclaration de nouveaux salariés sur l'URSSAF et APST.
- Mise à jour des dossiers salariés sur Optim'BTP.
- Programmation des visites médicales
- Suivi et déclaration des congés sur la plateforme CIBTP.
- Déclaration des arrêts maladie sur la PRO BTP.
- Etablissements des contrats de travail et courriers d'abattement.
- Gestion des notes de frais.
- Envoi des bulletins de salaires.
- Demande de mutuelle entreprise pour les salariés auprès de PRO BTP.
- Programmation et planification des formations selon les besoins.

3- Support Comptable : L'assistante de direction assure la préparation de tous les éléments nécessaires à la gestion comptable de l'entreprise qu'elle doit transmettre au cabinet d'expert-comptable de l'entreprise, tel que :
- Préparation et envoi des tableaux TVA au comptable (vers le 15 de chaque mois).
- Envoi des dossiers complets (Factures fournisseurs, factures clients, documents bancaires-NDF ---etc.) au cabinet comptable, et traitement rapide des retours.
- Préparation des éléments de paie et transmission au comptable. Vérification des bulletins de paie et Mise en place des virements.
- Transmission des arrêts maladie au comptable pour déclaration à la sécurité sociale dans les délais.

4- Organisation et planification : Elle assure une gestion efficace de l'agenda du directeur, en planifiant les rendez-vous, les réunions et les déplacements, tout en veillant à ce que le planning soit optimisé.
- Gestion de l'agenda du directeur,
- Organisation des réunions,
- Gestion des déplacements professionnels,
- Gestion des priorités et des urgences,
- Organisation des événements,
- Informer sur le suivi des projets et des actions.

5- Communication interne et externe : L'assistante de direction est un point de contact clé, que ce soit pour les communications internes avec les collaborateurs ou pour la gestion des relations avec les partenaires extérieurs (clients, fournisseurs, institutions).

6- Support dans la préparation des dossiers : En fonction de la structure, elle peut aider à la collecte et à la préparation d'informations, de rapports et de documents nécessaires aux dossiers à préparer par les directions de l'entreprise.

7- Gestion de projets : L'assistante peut être amenée à prendre en charge ou à coordonner certains projets, en s'assurant du bon déroulement des actions, en suivant les délais et en apportant son soutien administratif et logistique.

8- Confidentialité et discrétion : Elle doit faire preuve de confidentialité dans la gestion de documents sensibles, de réunions privées et d'informations stratégiques liées à l'entreprise.

9- Optimisation de la productivité de la direction : En soulageant le directeur de certaines tâches administratives et organisationnelles, l'assistante permet à ce dernier de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, contribuant ainsi à l'efficacité générale de l'entreprise.

Conditions de travail : Sur site

Experience: 12 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Collecter et analyser des données, des informations,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Réaliser la gestion administrative des contrats,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Maîtrise des logiciels Optim'BTP et Océan system

Langues: Arabe souhaité,Français exigé

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Travaux d'installation électrique dans tous locaux

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.