Assistant de Direction H/F - College de France

CV + LETTRE DE MOTIVATION OBLIGATOIRE (sans lettre de motivation, votre candidature ne sera pas étudiée)

Environnement de travail
La direction des affaires budgétaires et financières contribue à la définition de la stratégie budgétaire et financière de l'établissement, participe à l'élaboration et à l'exécution du budget et conduit la mise en oeuvre de la politique achat. Elle conseille et assiste l'administrateur, le directeur général des services, les composantes d'enseignement et de recherche et l'ensemble des directions pour les questions ayant une incidence financière. Elle pilote les dispositifs de contrôle de gestion et de contrôle interne financier.
Elle est constituée de deux pôles : le pôle pilotage, budget et recettes et le pôle efficience de l'achat et de la dépense

Missions
Sous l'autorité hiérarchique de la directrice des affaires budgétaires et financières, vous apportez votre concours au bon fonctionnement du service (appui logistique et administratif) et assurez des tâches de gestion au titre de la direction des affaires budgétaires et financières.

Activités principales
Assistanat de direction
- Gérer les agendas planifier les réunions animées par la direction et en assurer la logistique
- Réaliser les compte-rendu de certaines réunions (notamment réunions de service)
- Gérer les parapheurs et le courrier de la direction (départ/arrivée) ainsi que sa documentation et ses archives
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et répondre aux demandes d'information
- Mettre à jour les outils de communication et de diffusion d'informations relatives au périmètre d'activités de la direction (intranet de la DABF, listes de diffusion, ressources partagées sur le réseau, etc ...)
- Elaborer certains supports de communication à destination du réseau des gestionnaires financiers de l'établissement (foire aux questions, modes opératoires, etc.)
- Assurer le soutien logistique de l'activité de la direction (locaux, matériels, fournitures) et apporter un soutien logistique et administratif aux pôles le cas échéant (préparation de dossiers de réunions, rédaction et mise en forme de courriers types, etc.)
- Assister les agents de la direction dans l'organisation de leurs déplacements professionnels
- Traiter l'ensemble des aspects logistiques relatifs à l'accueil des collaborateurs de la direction
- Ponctuellement assurer des missions de secrétariat pour l'agence comptable.

Gestion administrative et financière
- Assurer le suivi budgétaire et financier de la direction : aide à l'élaboration du budget de la direction et suivi d'exécution saisie et transmission des éléments dans l'outil financier
- Suivre les relances fournisseur à adresser aux gestionnaires du bureau de la dépense de la DABF ainsi que les demandes de dérogation à la politique voyage de l'établissement
- Tenir différents tableaux de suivi (ex délégations de signature)

Vous pouvez retrouver l'offre complète : https://www.college-de-france.fr/fr/actualites/assistant-de-direction-fh-2
dossier candidature : CV et lettre de motivation

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Utiliser les outils numériques

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.