Assistante SAV Planification H/F - Projet's

PROJETS 1, agence de travail temporaire et recrutement spécialisée dans la délégation de personnel bureau d'études et technique recherche pour le compte de son client, Un (e) Assistant (e) SAV planification H/F

Missions :
Administratif
- Assurer le secrétariat travaux : gestion de la documentation technique, saisie des devis,et des rapports chantiers
- Effectuer la saisie et la mise en forme des documents
- Créer sur le logiciel dédié des fiches interventions
- Etablir et saisir des dossiers de candidature de l'entreprise à un appel d'offres et s'occuper du suivi
- Chiffrage fournisseurs
- Rédiger les bons de commande fournisseurs
- Assistance technique : suivi des commandes et livraisons
- Préparation des fiches techniques pour DOE (Dossiers des Ouvrages Exécutés)
- Tenir à jour les plannings et gérer les rendez-vous des intervenants techniques
- Elaborer le suivi et tenir à jour l'avancer des différents projets : tableau, rapports etc./ outils de suivi d'activité de chantier à l'aide d'échéanciers, tableaux de bord
- Coordonner les communications entre les différents intervenants du chantier (MOA,
intervenants externes.)
- Préparer les pièces des dossiers chantier, y compris celles qui concernent les éventuels, sous-traitant
- Classement et archivage de documents et dossiers
- Assurer les demandes de facturation via la GED
- Gestion des appels d'offres

Gestion des Timesheets
- Assurer et mettre à jour le logiciel de feuilles de temps (environ 10 techniciens à charge) : vérification des heures via les plannings

Gestion des appels téléphoniques et des différentes boites emails
- Gestion des appels téléphoniques (clients / fournisseurs et techniciens .)
- Rediriger les appels aux personnes concernées
- Assurer le suivi de l'ensemble des boites emails affectées et répondre aux demandes

Autres Attributions
- Communiquer de manière ascendante, transversale et descendante
- Rendre compte de son activité à son supérieur hiérarchique grâce à des reportings
réguliers et l'alerter de tout dysfonctionnement
- Commenter son activité auprès de différents interlocuteurs externes et internes
- Participer à différentes réunions
- Réaliser toute tâche ou activité liées au bon fonctionnement de l'entreprise et entrant
dans le champ de qualification et de compétence

Formation cible : Formation de type Bac +2 en administration et construction via les
formations suivantes :
- Bac Pro Gestion Administration
- Licence professionnelle en Gestion de Chantier
- Formation en Secrétariat du Bâtiment
- Formation en Gestion de Projet de Construction

Savoir
- Connaissances du secteur BTP
- Connaissance des délais / temps prévisionnels des installation bâtiments
- Les normes, procédures et/ou référentiels de son activité (sécurité, délais.)

Savoir-faire
- Outils bureautiques : Pack Office
- Maitriser et optimiser les logiciels métier : GED / logiciel de planification

Poste à pourvoir immédiatement en CDI.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des agences de travail temporaire

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).