Gestionnaire de Scolarité H/F - Universite D'aix Marseille

Intégré-e au service de scolarité des Licences et sous l'autorité de la responsable de la scolarité des Licences, vous participez à la gestion administrative des parcours étudiants et assurez l'accueil des usagers. Vous serez notamment chargé-e de :

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de la scolarité.
Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service.
Informer et orienter les interlocuteurs internes et externes dans leurs démarches.
Vos principales activités

Accueillir et orienter les étudiants, répondre à leurs demandes et assurer la mise à jour des informations affichées.
Gérer le cursus des étudiants de licence, de l'inscription aux résultats (sous Apogée), dans le respect de la réglementation.
Suivre et traiter les candidatures (eCandidat, Études en France).
Assurer le suivi de la présence en travaux dirigés et des parcours spécifiques.
Participer à l'organisation et au bon déroulement des examens (planning, convocations, affichages.).
Gérer les dossiers administratifs (équivalences, bourses.).
Relayer les informations destinées aux enseignants et assurer le classement et l'archivage des documents.
Rédiger et traiter des courriers entrants, effectuer les tâches de reprographie nécessaires.

Compétences et connaissances

Maîtrise des techniques d'accueil (physique et téléphonique) et de communication.
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et des outils de communication informatiques.
Sens de l'organisation et gestion des priorités dans un calendrier contraint.
Qualités personnelles

Excellentes aptitudes relationnelles et sens du service public.
Capacité d'adaptation, de planification et d'autonomie.
Réactivité, discernement et sens de l'initiative.
Maîtrise de soi et aptitude à travailler en période de forte activité (examens, inscriptions).

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Bureautique et outils collaboratifs,Environnement administratif, institutionnel et politique,Guide des bonnes pratiques de l'organisation,Techniques de secrétariat,Utilisation de logiciels spécialisés,Contrôler la conformité des données,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Diffuser une information, une publication,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser l'agenda des réunions

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.