Gestionnaire de l'Offre de Formation H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions du poste

Sous l'autorité du chef de service, l'agent devra contribuer au bon fonctionnement des services d'accueil, de scolarité (plannings, examens, PV, diplômes, bourses ...).
assurer le suivi et la gestion administrative des dossiers des usagers et des enseignants.
Il participe également et de manière générale au traitement des demandes du public, interne (usagers et collaborateurs)
et externe (partenaires).

Cette mission s'exerce à l'IPAG, au sein du service scolarité.

Activités principales :

Accueillir et informer les futurs étudiants, les étudiants et les enseignants
Gérer administrativement les dossiers d'inscription et/ou les procédures de sélection
Organiser les examens, jurys de délibération, les commissions de sélection dans le respect des procédures en place
Mettre à disposition du responsable de scolarité et des responsables pédagogiques les informations relatives aux
formations ainsi qu'à leurs suivis (notamment s'agissant des apprentis et des CPT)

Mettre à jour tous les documents de rentrée (courriers, plaquettes, guides des études) sous la supervision du
responsable du service scolarité
Assurer le suivi de l'assiduité des étudiants boursiers avec les moyens mis à disposition par l'établissement
Mettre en oeuvre toutes les opérations liées aux examens des étudiants (calendrier, demande et mise en forme des
sujets, saisie des notes, préparation et participation aux délibérations).
Elaborer les plannings étudiants, assurer leur diffusion
Effectuer les réservations de salles de cours

Activités associées :

Assurer un relais sur les stages et apprentissages
Gérer les vacations enseignantes (service prévisionnel, ordres de mission, plannings, rémunération...)
Participer à la journée portes-ouvertes, forums ou salons
Procéder à l'archivage des documents liés au cursus des étudiants et aux examens
Gérer les aspects logistiques : réservation des locaux, du matériel ...

Compétences

Très bonne compréhension et bonne expression écrite et orale

Organisation générale et fonctionnement de l'établissement et de ses composantes

Bonne connaissance des applications des RDE et MCC

Bonne connaissance des maquettes des formations

Respecter la confidentialité des données

Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage

Savoir-faire opérationnels

Faire preuve d'organisation
Savoir hiérarchiser et prioriser
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Faire preuve d'autonomie et d'initiative
Travailler dans des délais contraints
Contrôler les informations et règles de calcul du système de notation
Savoir identifier et respecter les procédures administratives idoines
Utilisation de progiciels spécifiques (ADE, Apogée, OSE/Gestion des services enseignants, Vacpro, Evad)
Afficher la suite
Savoir-faire comportementaux

Avoir le sens de l'accueil et du service public, être à l'écoute
Faire preuve de réactivité
Travailler en équipe
Faire preuve d'impartialité
Savoir gérer les conflits
Savoir rendre compte
Savoir se maîtriser, garder son calme en toutes circonstances
Analyser les demandes des étudiants, y répondre de manière appropriée et les diriger vers les bons interlocuteurs le cas
échéant

Domaines de formation et expériences souhaitables

Logiciels de bureautique : Word - Excel
Progiciels UDL : Apogée, ADE, Ose, Vacpro, Evad