Assistant·e de Direction H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Secrétariat de direction :
- Assurer un accueil physique et téléphonique : savoir recueillir les demandes
- Gestion des agendas
- Organisation de réunions et de rendez-vous
- Gérer les réservations de salles
- Rédaction de courriers, compte-rendus... et assister aux réunions concernées
- Gérer les demandes d'interventions et signalements d'incidents via l'application
dédiée, en assurer le suivi
- Soutien administratif à la direction de l'UFR
- Organiser des déplacements
- Superviser et gérer la messagerie électronique de la direction de l'UFR

Vie institutionnelle :
- Accompagner l'organisation des instances de l'UFR en collaboration avec la direction et le bureau général et finances (bureaux, conseils et commissions)
- Mise à jour et suivi du calendrier de direction des départements, aide à la préparation des élections de départements
- Participation à l'organisation des élections relatives au Conseil d'UFR ou direction d'UFR
- Suivi des conseils de perfectionnement, en lien avec les bureaux licences et masters
- Suivi et mise à jour des affectations des bureaux enseignants
- Contribuer à la rédaction de documents, présentation dans le cadre d'appels à projets ou autres
- Conception et suivi de tableaux de bord

Communication - évènementiel - vie de l'UFR :
- Coordonner l'organisation matérielle et logistique d'évènements institutionnels et de convivialité (à l'échelle de l'UFR et des départements)
- Appui aux projets de l'UFR

Activités associées :

- Appui administratif aux autres bureaux de la composante selon les nécessités de service
- Suivi des documents administratifs (mise à la signature, photocopies, transmission, archivage)
- Participation à la logistique événementielle en cas de besoin
- Participation aux appels d'examens

Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur
Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative

Compétences opérationnelles :
- Savoir rendre compte
- Savoir travailler en équipe
- Savoir planifier son temps et s'organiser
- Maîtriser les modes de communication à l'écrit et à l'oral
- Très bonne connaissance des outils bureautiques
- Communiquer et faire preuve de diplomatie
- Savoir rechercher l'information
- Trier, hiérarchiser, classer les informations
- Gérer la confidentialité des informations et des données
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Compétences comportementales :
- Dynamisme
- Sens de l'organisation, autonomie
- Réactivité
- Rigueur / Fiabilité
- Sens du contact avec tous les interlocuteurs (étudiants, enseignants-chercheurs, professionnels de l'UFR et
de l'établissement)
- Gestion des priorités
- Attitude pro-active dans la résolution des problèmes