Academie des Sciences Morales et Politiques - Chargé de Mission Auprès de la Secrétaire Générale H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

DESCRIPTION DU POSTE

Placé (e) sous la responsabilité du secrétaire perpétuel l'Académie des sciences morales et politiques, et, par délégation de la secrétaire générale, le / la chargé (e) de mission exerce les missions principales suivantes:

Activités secrétariat particulier du secrétaire perpétuel

Secrétariat particulier du secrétaire perpétuel, de la secrétaire générale de l'Académie et des académiciens et correspondants;

Gestion des dossiers administratifs du secrétariat général;

Révision ou constitution de l'ensemble des textes sortant ( courriers, éléments de langage ...)

Gestion du secrétariat courant (commandes, téléphone, inscriptions, logistique des repas et sorties des académiciens...)

Mise à jour des documents et travaux conjoints avec les services supports de l'Institut de France (annuaire, Lettre de l'Institut, etc...).

Activités RH de proximité

Gestion de RH de proximité auprès de l'équipe du secrétariat général;

Suivi des convention de stages, des conventions d'apprentissages et des lettres de mission des collaborateurs occasionnels et alternants;

Supervision du gestionnaire budgétaire

Coordination des prestataires extérieurs: aide à la rédaction des contrats, prévision des moyens, commande et suivi des achats, inscription dans le progiciel...)

Elaboration des ordres de missions et remboursement des frais;

Mise à jour des données RH - rédaction du bilan social;

Participation à la préparation des comités sociaux d'administration (CSA) en assistance au secrétaire perpétuel et à la secrétaire générale

Gestion des congés, CET et notes internes sur la gestion du temps de travail

Activités juridiques

Aide à la mise en place et suivi des marchés publics et accords-cadres;

Rédaction et suivi de conventions et contrats ;

Aide à la mise en place des nouvelles fondations et d'approbation de dons.

Activités complémentaires

En tant que de besoin, le titulaire du poste peut être appelé:

à accueillir le public (manifestations et séances)

à prendre des notes;

à assurer le classement des archives;

à apporter son aide à la secrétaire générale.

COMPÉTENCES REQUISES / PROFIL RECHERCHÉ

Ce poste s'adresse prioritairement à un fonctionnaire (catégorie A ou B + )

Compte tenu de l'équipe resserrée du secrétariat général, ce poste nécessite une grande polyvalence permettant d'assurer le fonctionnement général de l'Académie et le secrétariat particulier du secrétaire perpétuel.

Connaissances

Bonne culture générale

Intérêt pour les activités des académies, en particulier de l'Académie des sciences morales et politiques
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Excellente capacité rédactionnelle (maîtrise de l'orthographe, du vocabulaire et de la syntaxe de la langue française)

Maîtrise de la relecture et de la réécriture : orthographe, syntaxe, règles typographiques;

Maitrise des outils informatiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, internet)

Très bonne maîtrise des logiciels Word et Excel

Très bonne maîtrise du publipostage et de la gestion des agendas partagés

Capacité à utiliser les logiciels Dreamweaver et éventuellement Photoshop (une formation spécifique pourra être mise en oeuvre en cas de besoin)

Savoir-faire

- Capacité à être force de propositions et d'initiatives

- Savoir organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances

- Capacité à travailler au sein d'une petite équipe

- Savoir rédiger des actes administratifs, juridiques, financiers: qualités rédactionnelles attendues

- Savoir tenir des tableaux de bord

- Savoir comprendre rapidement les relations entre les différents services

- Savoir s'adapter rapidement à un environnement professionnel nouveau

- Savoir travailler seul, en autonomie, et savoir résoudre les problèmes

- Savoir classer, ordonner et archiver

- Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique

Savoir-être

- Sens du positionnement et sens du protocole

- Excellentes qualités relationnelles (sens de l'accueil, de la courtoisie, respect du protocole)

- Excellente expression orale;

- Savoir être disponible, réactif, et avoir le sens des responsabilités;

- Savoir être organisé, méthodique, rigoureux

- Bonne présentation

- Sens de la discrétion , de la déontologie, de la confidentialité

- Aptitude à rendre compte.

Niveau de diplôme minimum requis : niveau Master 1 et/ou expérience professionnelle confirmée.