Responsable du Secteur Administratif - Accueil et Coordinateur Opérationnel - Commune de Martigues H/F - Fonction publique Territoriale

* Intitulé de la fonction : RESPONSABLE DU SECTEUR ADMINISTRATIF - ACCUEIL ET COORDINATEUR OPÉRATIONNEL H/F
* Catégorie / Grade : Cadre d'emploi des Rédacteurs Territoriaux (Catégorie B)
* DGA / Direction / Service de rattachement : Direction Education Enfance / Service Enfance Famille
* Nom et fonction du supérieur hiérarchique direct : Responsable du service Espace Enfance Famille

1) Mission principale et responsabilité
Sous l'autorité hiérarchique du Responsable du service Enfance Famille, le responsable du secteur Administratif - Accueil et coordinateur opérationnel assure le bon fonctionnement de l'Espace Enfance Famille au sein duquel les familles effectuent les démarches concernant les activités de leurs enfants (inscriptions, règlements, demandes d'informations ...), activités proposées par les services de la DEE et la Direction des sports.

2) Activités principales
1. Manager l'équipe de l'Espace Enfance Famille de 8 agents
- Élaborer le planning de travail de l'équipe
- Créer une dynamique positive au sein de l'équipe
- Apporter un soutien et un accompagnement technique et informatique
- Veiller au respect des procédures administratives et informatiques au sein de l'Espace Enfance Famille

2. Gérer l'ensemble des inscriptions incombant au service en lien avec les services gestionnaires
- Planifier les inscriptions aux activités
- Optimiser les procédures d'inscriptions
- Favoriser un travail administratif transverse et fluide entre les services gestionnaires des activités et au sein du service : radiations, P.A.I., accueils adaptés
- Veiller au respect des Règlements intérieurs des services gestionnaires des activités

* Accueillir les familles en difficultés et travailler en lien avec les Responsables administratifs des différents services gestionnaires des activités et/ou le secteur financier du service

* Piloter la dématérialisation des inscriptions en lien avec la Responsable de service

* Contribuer à l'optimisation et l'élaboration des outils de gestion : suivi et montage de dossiers administratifs, tableaux de bord etc...

* Élaborer des comptes rendus de réunions, des bilans annuels statistiques et analytiques

* Participer aux réunions en lien avec le poste

3) Activités spécifiques ou de polyvalence
* Participer à la rédaction des documents et aux dossiers incombant au service
* Participer à l'organisation de rencontres et d'échanges entre les familles et les professionnels de l'enfance et de la jeunesse sur des thématiques spécifiques
* Valoriser et optimiser les projets et actions de la ville : expositions, travaux d'enfants, de jeunes en menant une réflexion collective avec les agents
* Contribuer et participer à une démarche de progrès interne à la Direction et à ses services
* Contribuer à la communication des projets et actions en lien avec le service communication de la ville

4) Technicités du poste et compétences exigées
- Savoirs, connaissances théoriques :
* Gestion d'une équipe opérationnelle sur des technicités spécifiques et évolutives
* Connaissance des outils et techniques bureautiques (traitement de texte et tableur) et des logiciels métier (MAELIS - BO - MAARCH - SYNBIRD)
* Sens de l'organisation, méthodologie de travail et rigueur
* Disponibilité, écoute auprès des publics
* Sens du service public
* Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
* Maîtrise de l'ensemble des activités de la D.E.E.
*
- Savoir faire
* Polyvalence
* Aptitudes au travail en équipe et sens des relations humaines

- Savoir être
* Rigueur et ponctualité

5) Conditions d'exercice
- Diplôme requis (si nécessaire) :
- Permis, habilitation, autorisation :
- Lieu de travail : Espace Simone Veil
- Cycle de travail : HORAIRES MAIRIE
- Contraintes et difficultés particulières au poste : horaires d'ouverture au public
- Niveau de pénibilité et exposition aux risques :

6) Système relationnel
- Interne : Services gestionnaires des activités, DRH, DINSI
- Externe : Les familles