Assistant de Sous-Direction H/F - ARS

Rattaché(e) à la sous-Directrice Démographie, formation et gestion des ressources humaines du système de santé, l'assistant(e) est particulièrement en charge de :

MISSION 1 : Assistant(e) de la Sous-Direction

Sur l'accueil de la sous-direction :
- Accueil physique et téléphonique
- Orientation des différents interlocuteurs
- Gestion des réunions avec les partenaires extérieurs (planification, organisation logistique)
- Suivi des échéances de la sous-direction
- Mise à jour du suivi des instances

Sur la gestion des courriers et parapheurs :
- Gestion du courrier entrant dématérialisé (GED) de l'ensemble de la sous-direction en lien avec la sous-directrice et les 3 responsables de services en :
o Assurant la répartition de l'ensemble des courriers entrant à chaque agent de la sous-direction
o Assurant le suivi des réponses apportés
o En apportant son aide à la rédaction de courrier de réponse « standardisé »
- Gestion des parapheurs électroniques (GED) de l'ensemble de la sous-direction en lien avec la sous-directrice et les 3 responsables de services en :
o Veillant à l'envoi (électronique ou papier) des courriers validés et signés
o Veillant à l'archivage des courriers envoyés
- Gestion des courriers recommandés

Sur le suivi des questions logistiques :
- Organisation des déplacements de la sous-directrice et des responsables de service et suivi du remboursement des frais avancés si nécessaire.
- Réalisation de bons de commandes de fournitures et consommables en veillant au respect de l'enveloppe budgétaire.
- Information de la sous-directrice des plannings des congés de la sous-direction.

Sur la gestion des demandes spécifiques à la sous-direction :
- Enregistrement des contrats CPAM
- Création des FINESS des structures d'exercice coordonné
- Suivi des décisions de suspension immédiate prises par le DG ARS
- Suivi des inscriptions au FIJAIS

MISSION 2 : Assistant(e) de la Sous-Directrice
Assiste la sous-directrice et les responsables de service dans l'exercice de leurs fonctions :
- Gestion de l'agenda de la sous-directrice (organisation des réunions, en visioconférence et/ou en présentiel, rendez-vous avec les partenaires extérieurs, entretiens bilatéraux, etc.) en veillant à une fluidité du planning.
- Transmission des informations en interne et externe des instructions de la sous-directrice.

MISSION 3 : Mission de suppléance / renfort
Assure la suppléance du secrétariat DOS Direction, notamment en période de congés, selon l'organisation établie par la Direction entre les assistantes présentes sur le site de Lille
Appui aux secrétariats DOS (courriers, accueil partenaires et installations de salles de réunions, etc.) du site de Lille (sous-directions et pôle de proximité du Nord), notamment en période de congés, dans une logique de solidarité

Spécificités liées au poste :
-Poste à temps plein
-réactivité importante
-multiples partenaires extérieurs
-Horaires tardifs possibles
-Télétravail possible 1 journée par semaine après une période de formation

Qualité de vie à l'ARS:
-Accompagnement à la prise de poste
-Horaires variables (conciliation vie privée/professionnelle)
-Aménagement poste de travail adapté possible (dont RQTH)
-Prestations comité d'agence.

La fiche de poste complète est consultable sur notre site internet

Experience: 4 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.