Assistant Administratif - Accueil Gestion dans le Bâtiment H/F - Pôle Emploi

Pour une société dans le BTP - Rive droite de bordeaux, nous recrutons un/une Assistant(e) Administratif(ve) afin d'assurer les missions suivantes:

Vous serez le premier point de contact de l'entreprise, en charge de l'accueil physique et téléphonique, tout en assurant le suivi administratif général des chantiers. Vous interviendrez également en appui au service comptabilité et participerez à la gestion des sous-traitants, des contrats, des fournitures et des documents liés à l'activité bâtiment.

Accueil & communication
- Accueillir visiteurs, clients, prestataires et collaborateurs
- Gérer les appels téléphoniques et les mails (diffusion, classement, archivage)

Gestion administrative des sous-traitants
- Suivre les demandes d'agrément auprès des maîtres d'ouvrage
- Établir et suivre les contrats de sous-traitance
- Gérer les cautions bancaires liées aux marchés

Administration générale
- Classer, archiver, rédiger les courriers
- Pointer les factures pour transmission au service comptable
- Gérer la flotte automobile et les contrats de prestations (informatique, téléphonie, assurances.)
- Suivre les intérimaires.
- Gérer les fournitures et la réception des commandes
- Traiter tout document administratif spécifique au secteur bâtiment

Appui comptable (selon besoin)
- Participer à l'émission des factures et aux relances clients
- Assurer la levée des cautions bancaires marché et RG

Compétences techniques:

- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook), messagerie et logiciels de gestion (de type Batigest ou équivalent) appréciée
- Expérience confirmée en gestion administrative et comptabilité de base
- Connaissance des procédures administratives liées aux chantiers
- Notions de comptabilité générale, de suivi contractuel et bancaire

Profil:

- Sens de l'organisation, rigueur et autonomie
- Bon relationnel et esprit d'équipe
- Discrétion, fiabilité et polyvalence

Prérequis pour le poste
- Formation : Bac à Bac +2 en gestion minimum
- Expérience : Une première expérience réussie dans un poste similaire, idéalement dans le secteur du bâtiment

Pour postuler, envoyez votre CV et lettre de motivation par mail

Experience: 1 An(s) - idéalement dans le secteur BTP

Compétences: Classement, archivage,Gestion administrative,Gestion de projet,Gestion des agendas,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Procédures administratives,Techniques de gestion du temps,Techniques de numérisation,Accueillir, orienter, renseigner un public,Améliorer des procédures administratives,Assister les collaborateurs au niveau commercial et technique,Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Assurer le suivi de dossiers administratifs,Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs,Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks,Classer des documents,Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Concevoir un devis ou un projet de contrat,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects,Fournir des informations claires et précises par téléphone,Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi),Gérer la communication interne et externe,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc),Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux,Gérer un planning,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Réaliser la gestion administrative des contrats,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM),Utiliser les outils de gestion et de la relation client,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).