Assistant de Direction - Agence Comptable H/F - Universite de Bordeaux

L'université de Bordeaux cultive depuis 575 ans les valeurs universelles qui ont forgé sa réputation : humanisme, exigence, créativité et diversité. L'école des savoirs encyclopédiques a évolué au fil du temps en une université pluridisciplinaire. Elle a su s'adapter à son environnement et se réinventer pour devenir une référence de l'enseignement supérieur et de la recherche.L'agence comptable est chargée de la tenue de la comptabilité de l'université, du paiement des factures après traitement par les services ordonnateurs et du recouvrement des créances de l'université.

Garant du respect des règles financières et comptables applicables aux établissements publics, l'agent comptable assure un rôle de conseil auprès du président de l'université et de la direction générale de l'université. Ses services, composés de 49 agents, travaillent en étroite collaboration avec l'ensemble des services centraux, niveaux intermédiaires, composantes, laboratoires et instituts.

Le poste est rattaché hiérarchiquement à l'agent comptable et est au carrefour des 4 directions : direction de la comptabilité générale, direction des recettes et du recouvrement, direction des dépenses et la direction transverse.

-Assister l'agente comptable et son équipe en termes d'organisation, de gestion, d'information, de logistique, d'accueil, de communication :

Vous assurez l'accueil physique et téléphonique

Vous gérez les agendas

Vous réceptionnez, diffusez et assurez la traçabilité du courrier et courriel

Vous assurez la prise de notes et la rédaction des comptes-rendus

Vous assurez le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du service et de manifestations (réunions, séminaires.)

Vous classez et archivez des documents papier et numérique

-Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines :

Vous participez à l'inventaire physique en sollicitant les structures, notamment les laboratoires de recherche

Vous participez aux écritures d'inventaire

Vous faites le suivi des dépenses effectuées grâce à la carte achat

Vous faites le suivi des demandes de subrogations de créances

Vous saisissez les EJ et valider les SF pour les dépenses de l'agence comptable

Vous préparez les décisions de création des régies temporaires pour la bourse aux livres ou les sorties terrain

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.