Gestionnaire Administratif - Assistant Formation Pédagogique H/F - Universite Paris-Saclay

Missions principales de l'agent-e :

Pour la fonction d'assistant-e de formation - pédagogique :

Suivi et gestion des candidatures pour les formations qui lui sont attribuées (portefeuille : 2 DU/DIU)
Suivi administratif des actions de formation (inscriptions Apogée et Web)
Suivi et accompagnement des apprenants
Élaboration, suivi, mise à jour des dossiers concernant les formations et les apprenants
Suivi logistique des actions de formation

1/ Suivi administratif des actions de formation

Production des documents liés à l'action de formation en lien avec le service de formation continue de la Faculté
Saisie d'informations concernant les formations et les stagiaires dans des bases de données et logiciels permettant d'assurer la gestion administrative des formations
Suivi des candidatures Web (eCandidat) et assistance pour la gestion des inscriptions Web (laprimo et Apov en lien avec Apogée)
Suivi des apprenants/apprenantes (absences, évaluations)
Information des différente-s interlocuteurs-trices en cas de modifications (planning, cours, logistique, ...)
Vérification et édition des différents documents en lien avec la gestion des actions de formation
Suivi des heures d'enseignement réalisées par les enseignants/enseignantes
Suivi et mise à jour de procédures liées à l'organisation administrative des actions de formation
Récupération, auprès des intervenants/intervenantes, et dépôt des supports de cours sur la plateforme dédiée eCampus -recherche d'informations (données financières, réglementaires, administratives, pédagogiques) concernant les formations et les apprenants, suivi et mise à jour des process.

2/ Organisation et logistique des actions de formation

Diffusion d'informations et communication sur les actions formation en amont
Réservations et vérification de la disponibilité des différents moyens nécessaires à la réalisation de la formation (par exemple : salle, matériel, logiciel, documents)
Vérification de la présence des apprenants/apprenantes et des enseignants/enseignantes
Suivi du planning des formations
Suivi de la réalisation des évaluations et relance en cas de non réalisation ou de retard
Gestion en cas d'incidents majeurs : absence de formateurs-trices, (indisponibilité des salles de formation ou de matériel) et suivi de la résolution de l'incident

3/ Gestion et coordination des informations liées aux actions de formation

Gestion et suivi du courrier et des malls
Diffusion et transmission des informations au responsable de la formation, à l'équipe pédagogique, aux service supports (reporting)

4/ Diffusion, information et communication des actions de formation

Aide auprès de la gestionnaire formation pour la mise à jour du site internet pour les formations FMC
Création et mise en place des liens pour les cours en ligne

5/ Suivi de la scolarité des apprenants

Gestion des candidatures et des inscriptions en lien avec les responsables de formation
Accueil des apprenants/apprenantes
Suivi et accompagnement « au quotidien » des apprenants/apprenantes
Informations des apprenants/apprenantes
Identification des problèmes et difficultés rencontrés par les apprenants/apprenantes
Traitement des difficultés rencontrées par les apprenants/apprenantes (par exemple : transmission d'information aux interlocuteurs concernés)
Assurer la gestion de l'évaluation et des sessions d'examens
Gérer les résultats des examens, rédaction des procès-verbaux, remise des diplômes

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.