Assistant·e Administratif·ve Achat-Logistique - Commune de Clermont Ferrand H/F - Fonction publique Territoriale

La Direction de la Construction et de la Gestion Responsables du Patrimoine (DCGRP) est au c½ur de la préservation et de la valorisation des bâtiments communaux. Elle assure l'entretien, le nettoyage, la maintenance et l'exploitation des infrastructures, tout en pilotant les opérations d'investissement et travaux. Engagée dans une gestion patrimoniale rigoureuse et une maîtrise optimisée des énergies, la DCGRP ½uvre pour un patrimoine durable, performant et respectueux de l'environnement.

Sous la responsabilité du responsable du pôle Achat logistique, vous jouez un rôle essentiel en pilotant l'ensemble des opérations liées à la fonction achat au sein du service Maintenance Exploitation. Vous contribuez activement à l'optimisation des processus d'approvisionnement garantissant la qualité, la disponibilité et la performance des équipements nécessaires au bon fonctionnement des activités.

Vos missions

Passation et gestion des commandes:
* Passation de commandes de mobiliers, d'outillages et de fournitures de matériaux de construction (investissement et occasionnellement fonctionnement);
* Suivi et gestion des commandes (modification, annulation) en tenant compte des engagements en cours;
* Mise à jour des BPU (Bordereau de prix unitaire dans le logiciel de GMAO CARL selon les révisions de prix et en prenant en compte les différentes unités des produits)
* Enregistrement et suivi des livraisons pour assurer la liaison avec le pôle SAF pour la facturation;
* Suivi et relance auprès des fournisseurs concernant les accusés de réception, retards de livraison, factures et non-conformités;

Gestion des factures et litiges:
* Traitement des factures en litige via l'e-parapheur;
* Établissement des fiches de non-conformité et suivi des retours fournisseurs;

Suivi budgétaire et reporting:
* Mise à jour des tableaux d'investissement et fonctionnement;
* Contrôle des seuils des marchés et des disponibilités sur les différentes lignes de crédit;
* Mise à jour des différents tableaux de suivi liés à l'activité achat;

Gestion des inventaires:
* Création des numéros d'inventaire pour le matériel d'investissement;
* Collaboration avec la DFCG pour la création de numéros d'inventaire des articles
plus onéreux;

Organisation administrative et communication:
* Classement et archivage des documents;
* Rédaction des documents bureautiques du pôle Achat logistique;
* Mise à jour des procédures de travail;
* Information et conseil aux services demandeurs sur les marchés en cours;
* Réalisation occasionnelle de tâches de secrétariat pour le service DCGRP MEX.

Profil

Vous êtes titulaire d'un BEP ou Bac Pro Secrétariat Comptabilité et maîtrisez parfaitement les outils informatiques et les logiciels de gestion, et savez gérer les priorités avec autonomie et esprit d'initiative. Votre sens du relationnel vous permet d'entretenir des échanges efficaces avec les fournisseurs, les équipes internes et les partenaires.
La connaissance des procédures administratives et budgétaires est un véritable atout. Vous êtes également à l'aise dans le suivi des dossiers et la résolution de litiges, tout en respectant les délais et la qualité du service.