Office Manager - Responsable Administratif H/F - Retail Robotics Solutions - Production &

À PROPOS DE RRS - RETAIL ROBOTICS SOLUTIONS
RRS (Retail Robotics Solutions) est une entreprise de logiciels IA innovante proposant des solutions de bout en bout. Nous relevons les défis les plus complexes de la vision par ordinateur dans l'industrie alimentaire et les transformons en systèmes d'automatisation prêts à déployer. Notre mission : révolutionner l'expérience client dans les points de vente physiques grâce à des solutions intelligentes et autonomes (checkout autonome, outils de contrôle des commandes, kiosques AI-driven, etc.).
RRS intervient auprès de grandes enseignes de restauration, de distribution et d'hôtellerie, en France comme à l'international. Notre équipe agile et multiculturelle évolue dans un environnement entrepreneurial, orienté résultat, et à fort potentiel de croissance.

DESCRIPTION DU POSTE
Dans le cadre de notre développement, nous recrutons un(e) Office Manager / Responsable Administratif pour structurer et dynamiser la gestion administrative, sociale et organisationnelle de notre bureau français.
Rattaché directement au VP Strategy & Growth, vous jouerez un rôle central dans la coordination de la vie administrative et opérationnelle de l'entreprise.

MISSIONS
Gestion administrative et comptable
- Suivi quotidien des opérations financières et pointage avec le cabinet comptable
- Suivi des factures (émission, validation, règlements, relances et échéances)
- Suivi variables de paie, mutuelle, tickets restaurant, notes de frais
- Gestion des dossiers OPCO / AKTO (formations, alternances, financements)
- Préparation et suivi des audits et obligations légales
Gestion RH & vie sociale du bureau
- Gestion des embauches, fins de contrat et alternances
- Suivi administratif du personnel (mutuelle, formations, attestations, contrats)
- Organisation de la vie sociale de l'entreprise et des événements internes
- Pilotage des prestataires et des contrats (fournitures, services, abonnements, assurances, etc.)
Communication & organisation externe
- Gestion des outils de communication : réseaux sociaux, newsletters, relation presse
- Coordination de la participation aux salons et événements professionnels
- Contribution à l'image de marque et à la visibilité de RRS, relation presse
Support à la direction
- Organisation des déplacements du CEO et des dirigeants (réservations, suivi des frais, assistance en cas d'imprévus)
- Gestion de l'agenda et des priorités de la direction
- Support administratif transversal pour les équipes

PROFIL RECHERCHÉ
- Formation : Bac +3/4 minimum, issu(e) d'une école de commerce, d'une formation en gestion, administration ou RH.
- Expérience : 5 ans minimum dans un rôle d'Office Manager / Responsable administratif, idéalement en environnement international.
- Langues : Maîtrise courante du français, anglais et russe.
Compétences clés :
- Excellente organisation et rigueur
- Disponibilité
- Très bonnes compétences relationnelles et rédactionnelles
- Autonomie, proactivité et esprit de service
- Capacité à gérer plusieurs projets simultanément
- Aisance avec les outils digitaux et bureautiques modernes
- Sensibilité aux environnements innovants (tech, start-up, SaaS)

POURQUOI NOUS REJOINDRE ?
- Un rôle stratégique et transversal au coeur de la croissance d'une start-up deeptech
- Une forte exposition aux dirigeants et aux enjeux stratégiques
- Un environnement agile, responsabilisant et bienveillant
- Une mission variée combinant gestion, communication et organisation
- Des perspectives d'évolution rapides dans un groupe international en croissance

Experience: 5 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Langues: Anglais souhaité,Russe souhaité

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Traitement de données, hébergement et activités connexes

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).