Assistant des Pôles Ressources & Services à la Population - Baume les Dames H/F - Fonction publique Territoriale

Le poste se répartie de la façon suivante :
- 70 % Assistant(e) administratif(ve) et juridique du Pôle Ressources
- 30 % Assistant(e) d'appui organisationnel et logistique du Pôle Services à la Population

1. Assistance administrative et juridique
(70% - Pôle Ressources)
* Gestion des dossiers administratifs :
Rédaction, mise en forme, rédaction de comptes rendus, diffusion et archivage des courriers, notes, arrêtés et documents divers. Saisie et suivi rigoureux des dossiers, avec respect des délais et des procédures.

* Procédures de commande publique :
Préparation des dossiers de consultation, suivi des étapes (de la publication à la notification). Suivi des engagements juridiques et financiers liés aux marchés publics, en collaboration avec le service finances.

Gestion de dossiers transversaux :
Suivi administratif des subventions, conventions et partenariats, coordination avec les collègues et les partenaires institutionnels, participation aux propositions d'améliorations organisationnelles (ex : dématérialisation, optimisation des processus).

* Intérim du Secrétariat du conseil municipal :
Organisation des séances (convocations, ordres du jour), préparation des documents, relevé des délibérations, et suivi des décisions. Interface avec les élus pour la transmission d'informations et la préparation de dossiers.

2. Appui organisationnel et logistique
(30% - Pôle Services à la Population)
* Gestion des équipements sportifs :
Organisation et suivi des réservations (associations, scolaires), accueil et appui aux associations sportives (conventions, dossiers associatifs). Planification des interventions des agents techniques du service sports.

* Coordination des événements communaux :
Logistique des manifestations (réservation des lieux, gestion matérielle, accueil), coordination avec les associations, bénévoles et prestataires. Participation à la gestion des urgences ou imprévus lors des événements.

* Accueil et communication :
Interface avec les usagers (accueil physique/téléphonique pour les demandes liées aux équipements sportifs) et les partenaires locaux. Contribution à la communication interne (transmission d'informations entre services...).

3. Missions transversales
* Participation à la mise en ½uvre des politiques municipales :
- Soutien administratif à l'action de la collectivité dans différents domaines
- Mise en ½uvre des demandes des élus (décisions réunions de Municipalité et autres)
* Capacité à gérer des missions variées et à s'adapter aux besoins ponctuels de la collectivité (ex : appui aux autres services des Pôles en période de forte activité, gestion de situations exceptionnelles).

Ces missions sont susceptibles d'évoluer en fonction des besoins du service et des orientations de la collectivité.

Profil recherché :
Formation : Diplôme de niveau Bac à Bac +2 dans les domaines de l'administration, du droit, de la gestion
Expérience : Expérience souhaitée en gestion administrative et/ou commande publique, idéalement dans le secteur public.

* Compétences expertise métier requises :
- Connaissance des procédures administratives et du fonctionnement des collectivités territoriales
- Connaissance des règles de la commande publique et des outils de dématérialisation des marchés publics serait un plus
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels de gestion de plannings...)
- Notions en droit administratif, réglementation des marchés publics et comptabilité publique
- Rédiger des documents administratifs et techniques.
- Organiser et prioriser son travail dans un environnement multi-tâches.
- Utiliser des logiciels métiers (ex : Plateforme de Marchés Publics, Chorus Pro, etc.).
- Capacité rédactionnelle et de synthèse, rendre compte de manière synthétique.

Compétences transversales requises :
- Sens du service public
- Rigueur et organisation
- Capacité d'adaptation et réactivité.
- Polyvalence, adaptabilité et sens du relationnel
- Sens du relationnel et de la diplomatie.
- Discrétion et respect de la confidentialité