Coordinateur Administratif - Fontenay-Sous-Bois H/F - Fonction publique Territoriale

Au sein de la Direction Générale des Services Techniques et de l'Urbanisme, sous l'autorité de la Directrice Administrative et Financière, vous serez en charge de l'assistanat de la Directrice, de la gestion administrative de la Direction et de la coordination administrative avec les autres directions et services internes à la DGSTU et externes (Direction des Finances, Service Achats Marchés Publics...).

- Coordonner des documents nécessitant des signatures après passage en conseil municipal
- Tenir à jour le tableau des actes administratifs de la DGSTU
- Superviser administrativement des conventions
- Suivre des recettes investissement en collaboration avec les services de la DGSTU et la Chargée de l'Optimisation des Financements et des Recherches de Subventions (Direction des Finances)
- Suivre des recettes de fonctionnement avec les services de la DGSTU (occupation du domaine public, TLPE...)
- Assurer le reporting d'informations
- Etre en charge du secrétariat courant (gérer l'agenda, organiser, préparer et suivre les réunions, mettre en forme et rédaction des comptes rendus et des courriers simples, notes, gérer le courrier sur le logiciel 6 T Zen)
- Assurer le standard de la DGSTU en l'absence de l'agent d'accueil
- Assurer certaines missions des autres assistantes de direction de la DGST en leur absence

Conditions d'exercice
- 36h40 heures hebdomadaires du lundi au vendredi
- Horaires de bureau de 08h50 à 12h00 et de 13h30 à 17h30

Connaissances pré-requises
- Maîtriser les outils du Pack Office (Word, Excel, Outlook)
- Connaître le fonctionnement, le cadre réglementaire et le processus des collectivités
- Posséder de bonnes connaissances techniques en secrétariat et des qualités d'organisation et de classement
- Connaître les règles d'expression orale et écrite
- Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences

Formation et diplômes requis
- Titulaire d'un Baccalauréat ou BTS secrétariat
- Expérience de 2 ans minimum dans un poste similaire souhaitée

Compétences professionnelles
- Sens de l'organisation et rigueur
- Esprit d'initiative et d'anticipation
- Capacité rédactionnelle et orthographique avérée
- Capacité de réactivité et d'adaptation
- Qualité relationnelle et de pédagogie
- Savoir faire preuve de méthode, de polyvalence et de curiosité
- Savoir faire preuve d'autonomie, de discrétion professionnelle et de confidentialité
- Disponibilité, déontologie et devoir de réserve