Assistant·e - Région Nouvelle-Aquitaine H/F - Fonction publique Territoriale

Missions
La Direction des Transports Routiers de Voyageurs organise un service public de transport : près de 4 000 autocars sillonnent chaque jour les routes de la région pour acheminer 170 000 élèves à leur établissement scolaire et 1 000 pour les 240 lignes commerciales réparties sur l'ensemble du territoire néo-aquitain.
Cette activité représente près de 250 M? de prestations annuelles réalisées par les transporteurs (marchés publics ou concessions de service public).
Elle passe par un échange régulier avec les usagers et les territoires pour répondre aux besoins. 12 équipes territorialisées assurent la nécessaire proximité.
- Dans ce cadre, sur le site d'Angoulême, l'assistant-e du service aura pour missions de : Assurer l'accueil physique, téléphonique et le secrétariat du site territorial Participer aux activités de la relation usagers
- Assurer la suppléance de la régie de recettes
- Assurer la gestion de la logistique du site territorial

Activités principales
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du site :Accueillir les usagers/partenaires , les conseiller et les orienter vers les interlocuteurs concernés
- Recevoir et traiter les appels téléphoniques du centre d'appels, des partenaires et des services régionaux

- Assurer le secrétariat du site territorial :Assurer le suivi des courriers et des mails
- Assurer la mise en forme de lettres, documents et la rédaction des comptes-rendus et archivages

- Gérer les plannings des réunions, des permanences, des astreintes, des congés, des réservations des salles et l'agenda du responsable du site
- Suivre le process délibératif
- Assurer l'interface avec les autres directions du pôle et de la collectivité

- Participer aux activités de la relation usagers :Assurer le suivi des tickets usagers et des boites mails
- Gérer les autorisations exceptionnelles en liaison avec les familles, les transporteurs, les services

- Assurer la suppléance de la régie de recettes :Suppléer le régisseur dans la gestion des perceptions des participations familiales au transport
- Tenir le grand livre de compte, gérer les reversements sur le compte régional

- Assurer la gestion de la logistique du site territorial :Gérer les commandes de fourniture, des demandes d'intervention auprès des services supports

Activités secondaires ou ponctuelles
- Contribuer à l'instruction des demandes de transport
- Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin

Savoirs
- Compétences et fonctionnement de la collectivité
- Politiques régionales en matière de mobilité et des transports
- Règles en matière de communication
- Techniques de secrétariat

Savoir-faire
- Renseigner les interlocuteurs et au besoin relayer vers un collègue compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus
- S'exprimer clairement à l'oral et à l'écrit
- Maitriser les outils bureautiques (office 365/Jira/Grand Angle/Omegat)
- Organiser et planifier les réunions et actions
- Organiser son travail et travailler en autonomie

Savoir-être
- Diplomatie
- Sens du service public
- Rigueur
- Discrétion professionnelle
- Capacité à alerter
- Capacité à prendre du recul