Assistant·e H/F - Ministères Aménagement du Territoire Transition Écologique

Au sein du pôle « Assistance administrative » du service, vous assurez au quotidien le secrétariat de l'équipe managériale du service, ainsi que les fonctions d'assistance pour l'ensemble des agents du service. Ces missions sont réparties entre les différents agents du pôle :

Pour l'équipe managériale du service (cheffe de service et adjoint, sous-directeurs et adjoints) :
- Gérer l'agenda (mise à jour, prise de rendez-vous, suivi des réunions)
- Assurer l'accueil des personnes ayant rendez-vous ou pour les réunions (y compris création de badges le cas échéant)
- Appui pour l'organisation de réunions et séminaires (réservations de salles, mise en place de la visio-conférence le cas échéant, gestion des listes d?invités et envoi des invitations, commandes de prestations pour les cafés et déjeuners, etc.)
- Préparation et impression des dossiers de réunion

Pour l'ensemble des agents du service :
- Assurer la mise en forme de courriers, de notes ou de diaporamas
- Assurer le suivi et l'archivage des notes (notamment via le parapheur électronique)
- Gérer le courrier entrant (réception, enregistrement, distribution, archivage) et sortant (y compris publipostage)
- Gestion des frais de déplacement et de représentation
- Préparation des déplacements (ordres de mission, réservation des transports, hébergement)
- Suivi des stocks de fournitures de bureautique et contribution aux commandes
- Accompagnement du recrutement (formalités administratives) et accueil des nouveaux arrivants

Vous serez amené(e) à assister les agents dans l'organisation d'événements internes ou externes, tels que des séminaires et des moments de convivialité.
Plus généralement, vous pouvez être mobilisé(e) pour toutes les tâches d?appui administratif nécessaires à la vie du service.

Les assistants et assistantes du service fonctionnent d?ores et déjà ensemble afin de pouvoir assurer une suppléance en cas d'absence (congés, télétravail, etc.). Chacun disposant par ailleurs d'une expertise spécifique pour les dossiers complexes (déplacements, visio-conférences, recrutement et accueil, etc.), qu'il partage avec ses collègues en tant que de besoin.

Compétences techniques :

Bonne maîtrise des outils bureautique et des logiciels spécifiques (parapheur électronique, self-agent, outils de réservation de déplacements, etc.).

Compétences transversales :

Réactivité, discrétion, rigueur, sens de l'organisation, capacité à répondre à des sollicitations nombreuses et variées sous contrainte de délai, capacité d?adaptation, aptitude à prioriser.

Compétences relationnelles :

Esprit d'équipe. Sens de l'écoute et du service public. Bon relationnel avec un grand nombre de personnes.