Chargé de Coordination - Mairie de Roubaix H/F - Fonction publique Territoriale

Au sein du Pôle Management des Ressources, la direction des Affaires Juridiques, Assurances et Courrier (DAJAC) contribue, à la diffusion de la culture juridique au sein des services et à la défense des intérêts juridiques et institutionnels de la collectivité dans les contentieux et litiges qui la mettent en cause. En outre, elle assure la gestion de l'ensemble des sinistres mettant en cause les agents dans l'exercice de leurs fonctions, ou les biens de la collectivité (immeubles, flotte automobile, expositions du musée). Enfin, la direction assure, par le biais de la cellule courrier, la gestion, le suivi et la sécurisation des courriers, entrants et sortants, ainsi que des sollicitations écrites des administrés roubaisiens.
Dans ce cadre, le chargé de coordination (F/H) au sein de la DAJAC occupe une fonction de pilotage et de conseil.
Le chargé de coordination (F/H) a pour mission de piloter la restructuration de la cellule courrier et de repositionner les agents afin de sécuriser les flux entrants et sortants, de fluidifier les circuits internes et d'améliorer la qualité du service rendu. Ainsi, il/elle garantit l'identification, l'orientation et le suivi des courriers stratégiques ; il/elle développe des outils de pilotage et de reporting consolidés et assure un rôle transversal et d'interface avec les directions opérationnelles, les usagers et les partenaires institutionnels.
Disposant de solides compétences administratives, rédactionnelles et de management ainsi que d'une connaissance concrète du fonctionnement institutionnel des collectivités, Le chargé de coordination (F/H) contribue à la mise en place de nouveaux modes de fonctionnement, d'organisation, à la mise en ½uvre des procédures internes et des outils de gestion, ainsi qu'à la préparation et à l'exécution du budget de la direction en lien avec la Directrice. Enfin il apporte, auprès du service juridique, un appui administratif et rédactionnel dans la gestion des sinistres et dans le traitement des litiges.
Placé/e sous la responsabilité hiérarchique de la directrice, Le chargé de coordination (F/H) est amené à travailler en lien direct avec l'ensemble des services de la ville de Roubaix (tous niveaux hiérarchiques), avec les élus et avec les partenaires de la Ville : opérateurs publics ou privés, auxiliaires de justice, juridictions, assurances...

Consultez le détail complet de l'offre sur la page http://www.emploi-territorial.fr/details\_offre/o059251004000013-charge-coordination?pk\_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

? Savoirs
? Connaissance des procédures et des circuits administratifs
? Création et gestion d'outils bureautiques complexes (tableaux de bord, saisie de données)
? Gestion administrative et financière d'un service (suivi des contrats et factures, préparation et exécution budgétaire, suivi comptable)
? Conception et déploiement d'outils d'évaluation et de communication de données
? Connaissance des outils de dématérialisation et de gestion documentaire (GED, Télérecours, parapheur électronique...)
? Conception et mise en place de procédures internes interservices (concertation, recueil des besoins, identification des problématiques, prise en compte d'une pluralité d'intérêts)
? Capacité rédactionnelles (courriers administratifs, rapports, notes, synthèses, actes contentieux, compte-rendu de réunion...)
? Connaissance du cadre juridique applicable au fonctionnement de la Ville (fonctionnement institutionnel, règles de marchés publics et finances publiques...)
? Organisation territoriale des collectivités et des services de l'Etat (missions et compétences)
? Procédures juridiques et contentieuses

? Savoir faire
? Management d'équipe (planification, suivi, évaluation, accompagnement)
? Conception, suivi et mise à jour d'outils de gestion et de tableaux de bord consolidés
? Comprendre et développer les enjeux juridiques et institutionnels liés à la conformité des procédures
? Capacités d'extraction, d'analyse et de synthèse de données
? Capacité à réguler des dysfonctionnements et à formuler des propositions argumentées auprès de la direction
? Sens de la rigueur, de l'organisation et de l'autonomie
? Sens de la rigueur, de la discrétion professionnelle et de la confidentialité
? Conduite de projet et conduite du changement
? Capacité à argumenter et à convaincre tant à l'oral qu'à l'écrit

? Savoir être
? Leadership et capacité à fédérer une équipe
? Esprit d'analyse et de synthèse
? Sens de l'initiative et force de proposition
? Rigueur, autonomie et polyvalence
? Capacité de travail en transversalité
? Discrétion professionnelle, confidentialité et loyauté
? Disponibilité et implication