Secrétaire de Formation H/F - Pôle Emploi

Sous l'autorité de la Direction et au sein d'une équipe administrative et pédagogique, vous accomplirez les missions suivantes au service de la formation continue et VAE :

- Suivi des inscriptions et dossiers des participants (demandes de prise en charge, convocation, traitement des dossiers sur plateforme spécifiques : KAIROS, ARGOS, DEFI .)
- Accueil des stagiaires, organisation de la logistique des formations : documents, préparation des salles et des documents pédagogiques
- Relations avec les formateurs (planning, organisation des prestations.)
- Relations avec les clients (conventions, facturation, relance.)
- Participation à la préparation des sélections et des épreuves de certifications
- Participation au montage administratif des dossiers d'appels d'offres
- Suivi comptable des dossiers, préparation du Bilan Pédagogique et Financier (BPF), saisir les écritures de trésorerie, enregistrer les factures fournisseurs et clients.
- Connaissance et application de la démarche qualité conformément à la certification Qualiopi
- Soutien ponctuel au secrétariat de la formation initiale

HORAIRES :
Du lundi au jeudi : 8h-12h30 /13h30-17h
Le vendredi : 8h-12h30 / 13h30-16h

Experience: 2 An(s)

Compétences: Réaliser des déclarations réglementaires,Accueillir, orienter, renseigner un public,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Assurer un accueil téléphonique,Mettre à jour un dossier, une base de données,Connaissance et application QUALIOPI,Suivi administratif des dossiers,Accueil et organisation logistique des formations,Suivi comptable des dossiers

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.