Secrétaire - Assistant·e Administratif·ve H/F - Espace des Sciences Maison de la Mer

Depuis plus de 30 ans, l Espace des sciences/Maison de la Mer (association loi 1901, reconnue d intérêt général) développe des outils et des actions de diffusion de la culture scientifique, technique et industrielle maritime avec la collaboration de professionnels, scientifiques et universitairesL'Espace des sciences/Maison de la Mer développe depuis plus de 30 ans des outils et des actions de diffusion de la culture scientifique, technique et industrielle maritime avec la collaboration de professionnels, scientifiques et universitaires.,
En tant qu'assistant-e administratif-ve, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de notre association. Vous serez responsable de diverses tâches administratives et de soutien, garantissant l'efficacité de nos opérations quotidiennes.

Poste :
- Date d'embauche : au plus tard au 5 janvier 2025
- Type de poste : CDI
- Temps de travail : temps partiel (28 h par semaine)
- Salaire à l'embauche : 1 620,71€ brut mensuel (coefficient 280 de la convention nationale de l'animation ECLAT)

Missions :
En lien avec la directrice de l'association, les missions de la personne recrutée consisteront à :
- secrétariat : appels téléphoniques, courrier, courriels, classement, archivage, suivi des dossiers administratifs et financiers, gestion des outils culturels (contrats de locations), comptes-rendus de réunions, publipostage
- Comptabilité : devis, facturation, commandes, saisie comptable, suivi des budgets
- Gestion du personnel : gestion des heures, congés, formations, déclarations diverses.
- Communication : mise à jour du site Internet de l'association (actualités/événements), publications sur les réseaux sociaux et divers agendas en ligne, lettre d'information mensuelle, revue de presse

Profil recherché :
- Expérience préalable dans un rôle administratif, de préférence dans le secteur associatif.
- Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
- Maîtrise des outils informatiques (suite Microsoft Office, outils de gestion de projet, réseaux sociaux, etc.).
- Bonnes compétences en communication écrite et orale.
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
- Sensibilité aux missions et aux valeurs de l'association.
- Connaissance des activités maritimes et portuaires
- Diplôme en administration, gestion ou domaine connexe serait un plus.

Réponse souhaitée pour le 15 novembre.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Gestion budgétaire,Logiciels comptables,Méthode de classement et d'archivage,Modes de paiement,Préparation des factures,Rédaction de documents financiers,Suivi des dépenses,Suivi de trésorerie,Classer des documents,Réaliser des opérations comptables,Assurer la gestion des courriers entrants et sortants,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Contrôler la conformité des documents financiers,Coordonner les tâches administratives,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Etablir un état de rapprochement bancaire,Etablir un reporting de trésorerie,Gérer les agendas électroniques,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser l'archivage des documents,Préparer les éléments constitutifs de la paie,Réaliser la gestion administrative du personnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Répondre aux demandes d'information,Structurer, synthétiser des informations,Vérifier les factures et les paiements

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Gestion des musées

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).