Assistant Administrative H/F - Vectoriel RH

VECTORIEL RH, votre spécialiste en recrutement dans le domaine de la construction, de l'immobilier.

Dans le cadre d'une création de poste, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre un groupe spécialisé en immobilier.Rattaché(e) au Président, vous assurerez la gestion administrative de la société et le suivi des affaires personnelles du Président. Vous serez intégré(e) au sein d'une équipe à taille humaine et participerez activement à la vie de l'entreprise.

Dans le cadre de votre fonction vos missions seront les suivantes :

Gestion administrative de la foncière immobilière et de la holding groupe :

- Tenue à jour des tableaux de bord
- Classement et Archivage des documents

Gestion juridique :

- Suivre et envoyer des convocations aux AG
- Rédiger des AG
- Classement des documents juridiques et fiscaux

Coordination et organisation des affaires courantes :

- Gérer différentes taches administratives liées à l'activité du Président (courriers, e-mails)
- Accueil téléphonique et physique
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, salons professionnels, conférences téléphoniques)
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du Président (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions)
- Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation du Président
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting).
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Assistanat personnel

Compétences :

- Vous êtes doté(e) d'une formation dans le secteur de l'assistanat
- Vous possédez une expérience de minimum 5 ans sur un poste d'assistante dans le secteur immobilier obligatoire (notariat, promotion immobilière, foncière immobilière)
- Vous maîtrisez les outils bureautiques du Pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) ainsi que les outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence)
- Vous avez de solides connaissances techniques en prise de notes (éventuellement sténographie)
- Vous maîtrisez des méthodes de classement et d'archivage, des techniques de numérisation et la construction d'outils de reporting ainsi que de tableaux de bord

Talents personnels :

- Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre esprit de synthèse et d'analyse
- Votre discrétion et votre sens de l'écoute sont des atouts essentiels pour garantir un environnement de travail professionnel et confidentiel en tant qu'assistante administrative