Secrétaire Assistant d'Exploitation H/F - Sotel Telesurveillance

Créée il y a plus de 35 ans par les principaux établissements financiers de la région Midi-Pyrénées, SOTEL est aujourd'hui un groupement de cinq sociétés. Récemment, le groupe a poursuivi son expansion en rachetant six nouveaux fonds de commerce en région parisienne, portant ainsi son effectif à 500 collaborateurs.

Afin de renforcer et de venir en support au pilotage de l'exploitation sur la station de Gentilly, nous recherchons activement notre futur Assistant(e) d'exploitation !

S'agissant d'une création de poste, nous recherchons une personne pro-active, autonome, fédératrice, dont les tâches principales seront :

La gestion administrative quotidienne :
- le traitement et suivi des courriers électroniques (clients, partenaires, équipes internes)
- la rédaction de courriers, comptes-rendus et documents opérationnels
- le classement et archivage des documents physiques et numériques
- la mise à jour des procédures internes

Le suivi des prestations et interventions :
- Contrôle de la bonne exécution des prestations
- Suivi des incidents signalés par le centre de télésurveillance
- Vérification et validation des rapports d'intervention

Base de données et outils informatiques :
- Saisie, mise à jour et fiabilisation des données clients
- Intégration des données transmises par les clients (fichiers Excel, fiches signalétiques, etc,...)
- Création et suivi des fiches clients / sites dans les outils de gestion

Communication avec les équipes opérationnelles :
- Transmission des consignes spécifiques aux opérateurs de télésurveillance
- Coordination avec les responsables d'équipe ou de site
- Aide à la gestion des plannings en cas de besoin

Relation client (en support)
- Réception et traitement des demandes clients liées à la prestation de télésurveillance
- Suivi des réclamations de niveau 1
- Préparation de documents ou états pour les rendez-vous client

Missions ponctuelles
- Soutien à la préparation de rapports mensuels ou tableaux de bord d'activité
- Réalisation de tâches confiées par la hiérarchie ou dans le cadre de projets transverses

Profil:
De nature accueillante et souriante, vous disposez d'une bonne orthographe et d'une bonne élocution
Vous maîtrisez les outils informatiques et de la gestion de l'information (mails, outils collaboratifs,...)
Expérience de 2 ans en assistanat

Poste à pourvoir de suite
Horaires de bureau
Intéressement + participation
Chèques vacances + chèques cadeaux

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Techniques de communication orales, écrites et numériques,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail,Fournir des informations claires et précises par téléphone,Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi),Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc),Maintenir à jour les dossiers administratifs,Maintenir une relation clientèle de qualité,Promouvoir une culture d'amélioration continue,Relayer de l'information,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM),Faire preuve d'autonomie,Avoir l'esprit d'équipe,Faire preuve de rigueur et de précision,Organiser son travail selon les priorités

Langues: Français souhaité

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Activités de sécurité privée