Assistant d'Accueil et de Secrétariat - Secrétaire de Résidence Crous Nice H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Nice - 06
- Fonctionnaire
- Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Les missions du poste
Sous la responsabilité du Directeur de l'unité de gestion (DUG), l'assistant(e) d'accueil et de secrétariat participe aux différentes tâches de suivi financier et administratif de la vie de l'étudiant en résidence.
Descriptif des activités essentielles(non exhaustives) :
Mission 1: Accueil, sécurité et secrétariat
- Accueillir, renseigner et orienter le public qui se présente sur le site
- Veiller à l'affichage dans le hall d'accueil
- Assurer le classement et l'archivage papier et numérique
- Assurer les états des lieux d'entrée et de sortie
- Veiller à l'occupation optimum de la résidence
- Assurer le bon suivi du logement entre un départ et une arrivée
- Garantir la sécurité des personnes et des biens en appliquant les consignes
- Intervenir sur une autre résidence en l'absence du titulaire afin d'en assurer la continuité de service
- Faire des comptes-rendus des évènements journaliers au DUG
Mission 2: Gestion financière
- Participe à la chaine de la dépense en collaboration avec le DUG
- Déclencher et gérer la facturation des loyers, charges, réparations
- Assurer le suivi administratif et financier des dossiers individuels des résidents et l'actualisation du dossier (acte de caution, contrats...)
- Etablir pour le directeur de l'unité de gestion les statistiques et éléments de tableaux de bord de gestion
Le profil recherché
Les «savoirs»:
- Avoir une connaissance de base des procédures administratives et de la réglementation de la fonction publique
- Connaissance du fonctionnement d'une unité de gestion
Les «savoir-faire»:
- Maîtriser l'outil informatique (utilisation de plusieurs logiciels spécifiques au Crous). Une parfaite maitrise d'Excel est indispensable.
- Maîtriser les techniques de secrétariat
Afficher la suite
- Savoir s'organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie/du service
- Savoir planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers
- Savoir appliquer les procédures administratives et financières
Les «savoir-être»
- Grande disponibilité requise
- Autonomie indispensable
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Savoir travailler en équipe
- Faire preuve d'un bon relationnel, tant en interne qu'en externe