Encadrant des Secrétaires Dept Soins Adultes H/F - AP-HP

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDRémunérationselon grilleService d'affectation14 rue Vésale 75005Présentation du service
L'HAD-AP-HP

L'HAD AP-HP, hôpital de l'Assistance Publique-Hôpitaux de Paris, possède la particularité d'intervenir au domicile des patients, 24h/24 et 7 jours/7. Polyvalente et généraliste, elle couvre tous les âges de la vie, tous les modes de prises en charge, à l'exception de la psychiatrie.

L'HAD-AP-HP prend en charge près de 850 patients en moyenne par jour, sur l'ensemble du Grand Paris. Les patients sont adressés à l'HAD-AP-HP par les hôpitaux de l'AP-HP, d'autres établissements hospitaliers, publics ou privés, par les médecins libéraux, les SSIAD, les EHPAD, les établissements pour personnes handicapées.LE DÉPARTEMENT CLINIQUE HAD ADULTE

Le Département Clinique HAD Adulte, composé de 16 Unités de Soins réparties majoritairement sur des sites / hôpitaux de l'AP-HP prend en charge à domicile des patients adultes. Le département comprend 29 secrétaires réparties sur 3 équipes : équipe Unités de Soins (une secrétaire par Unité de Soins + 1 secrétaire sur Pallidom), équipe de secrétaires Mobiles (8 secrétaires mobiles) et une équipe dite de renfort (4 secrétaires de renfort).
Vos missions
MISSIONS PRINCIPALES

· Gestion RH de l'ensemble des équipes secrétaires (effectif de 29 quand complet)

· Gestion des plannings des secrétariats pour assurer la continuité de la réponse des secrétariats d'Unités de soins

· Superviser l'activité de la fonction secrétariat : veiller à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies par l'équipe de secrétaires

· Manager et animer ; management des différentes équipes, accompagnement aux évolutions

ACTIVITÉS

Management des Ressources Humaines

· Gestion et encadrement de l'équipe de secrétaires en distanciel ; contact régulier par téléphone ou par déplacement auprès des secrétaires d'Unités de soins ; réunions hebdomadaires au siège avec l'équipe de renfort, réunions en distanciel mensuelles avec l'équipe inter us d'une part et l'équipe US d'autre part.

Gestion du process de recrutement, contacts directs et régulier avec les équipes, gestion des conflits, management en distanciel, entretiens annuels.

· Gestion des plannings et répartition des moyens et ressources humaines sur l'ensemble des US par le biais des 3 équipes (US, équipe inter US/ renfort), et gestion des demandes de congés / absences selon les effectifs disponibles.

· Recrutement, organisation et suivi de l'accueil des nouveaux recrutés. Recrutement de RCA (remplacement congés annuels)

· Identification des besoins en formation suivi de l'évaluation des résultats (avec plan de formation)

Contrôle qualité

· Supervision de la qualité de l'activité de secrétariat sur les unités de soins, veille sur l'évolution des pratiques, réalisation de procédures, accompagnement sur évolutions des méthodes. Accompagnement de la communauté à la transition secrétariat administratif vers secrétariat médical

· Suivi de la prestation « facturation Idel » en collaboration avec le service Economat / Finances de l'HAD

· Organisation de webinaires à destination des secrétaires pour maintien des connaissances et pratiques sur le dossiers patients et l'ensemble des thématiques/ logiciels relatifs au secrétariat

MISSIONS SPÉCIFIQUES

· Conseille la cheffe de département et les cadres paramédicale et administratif du département sur les choix et les projets propres au secrétariat d'US

· Participe au développement et à la valorisation de l'HAD par diverses missions et projets

MOYENS LOGISTIQUES MIS À DISPOSITION

Smartphone
PC portable
Véhicule de service du département à disposition
Poste basé au siège de l'HAD (14 rue Vésale 75005), avec des déplacements réguliers sur les unités de soins
Profil recherché
- Expérience confirmée dans un poste où les qualités et savoirs faires sus mentionnés ont pu être développés. Une expérience en gestion RH est un plus.
- Poste à pourvoir ouvert aux titulaires et contractuelles catégorie B (AMA ou ACH)

- Aptitude relationnelle, diplomatie, capacité de négociation, aptitude à la communication et à l'écoute
- Capacité d'organisation (analyse des situations, discernement des priorités)
- Adaptabilité, dynamisme, disponibilité
- Esprit d'initiative, méthode, rigueur
- Esprit de synthèse et discernement
- Respect des procédures et de la hiérarchie
- Equité et maitrise de soi
- Respect de la confidentialité et du secret professionnel

- Permis de conduire préférable
- Connaissance / pratique fluide de la bureautique sous Windows (Word, Excel, )
Schéma horaireJourTemps de travailAdministratif - ForfaitHoraires de travailCadre au forfait. Repos week-end et jours fériés. Possibilité de 2 jours de télétravail par moisTélétravailNonVos avantages à l'AP-HP· Comité d'entreprise AGOSPAP · Tickets Restaurants · Prise en charge forfait transport en commun 100%
Description de l'hôpitalL'établissement d'Hospitalisation à Domicile (HAD) est un hôpital public de l'AP-HP, en charge de près de 900 patients par jour, chez eux, auprès de leur famille et de leurs proches, principalement sur tout le territoire du Grand Paris. Plus grande structure publique d'hospitalisation à domicile en France, l'HAD possède une expertise spécifique dans le lien ville-hôpital et avec le secteur médico-social.Référence de l'offre2025-18080