Assistant - Assistante de Direction H/F - Universite Paris Xiii.Paris-Nord

Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : UFR SCIENCES ECONOMIQUES ET GESTION (SEG)
Composition du service (effectifs) : 20
Fonction d'encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Directeur administratif (DA) de l'UFR SEG
Missions principales et description du poste

Missions Activités
Appui à la direction de l'UFR
Gérer l'agenda de la direction et assister l'équipe de direction (directeur ou administrateur provisoire et directeur administratif) dans l'exercice de leurs responsabilités
Préparation et soutien de leurs différentes activités
Rédaction de courriers
Participation et établissement des comptes rendus du conseil d'UFR
Gestion du conseil d'UFR
Référent des élections au sein de l'UFR
Suivi des communications avec les services centraux (demandes de dérogation, PV de fraude, .)
Référent RH de l'UFR
Référent RH de l'UFR (ENS/VAC/BIATSS)
Suivi des services des enseignants titulaires
Organisation et gestion des comités de recrutement
Accueil et suivi des enseignants invités
Accueil des enseignants titulaires et vacataires (carte professionnelle, .)

Outils spécifiques à l'activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Word, Excel, Google agenda, HyperPlanning
et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel confirmé

Compétences
Connaissances / Savoir
Maîtriser l'organisation et le fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur
Organisation et fonctionnement de l'établissement
Savoir faire
Savoir organiser son espace de travail (physique et numérique)
Facilité rédactionnelle
Savoir rendre compte par écrit à son supérieur hiérarchique
Savoir être
Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe
Être disponible lors des pics d'activités et être réactif
Avoir un sens de l'analyse et être force de proposition
Etre organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail
Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.