Coordinatrice du Service Accueil - Etat Civil - Election - Secretariat - Mairie de Templemars H/F - Fonction publique Territoriale

Coordonne les activités du service accueil, état civil, élection et secrétariat

ACTIVITÉS ET TÂCHES PRINCIPALES :

? Organisation des élections
? Participe à l'élaboration et au suivi du budget afférent au service
? Accueil physique et téléphonique du public.
? Renseignement et orientation du public.
? Gestion et affichage d'informations.
? Gestion de l'État civil (naissance, mariage, divorce, décès, PACS, reconnaissance, changement de nom et prénom...).
? Gestion du Répertoire Electorale unique et préparations des élections.
? Administration générale (gestion du courrier, établissement d'arrêté, gestion des mails, mise en page et transmission au contrôle de légalité des délibérations, ...).
? Élaboration des certificats d'hébergement.
? Recensement militaire.
? Gestion des plannings des différentes salles de la commune.
? Gestion du cimetière communal avec son logiciel

ACTIVITÉS ET TÂCHES ANNEXES :

? Elaboration des registres des délibérations et gestion avec le prestataire pour les reliures
? Engagement et mandatement des dépenses du service administration générale et enfance/jeunesse).
? Gestion des archives communales en collaboration avec le Centre de Gestion.
? Gestion des commandes de toners pour les photocopieurs de la collectivité
? Elaboration et suivi des demandes de médailles du travail des agents de la collectivité
? Inscription des agents en formation
? Gestion du stock du matériel bureautique

? Savoirs :

Techniques d'accueil, règles de communication, de régulation, de médiation et négociation, secrétariat, de classement de documents, recherche d'informations.
Directives et procédures d'instruction des dossiers (administratifs, état civil).
Fonctionnement du standard téléphonique, des logiciels bureautique, d'internet.
Procédures de transmission des demandes.
Droits et obligations des usagers / des fonctionnaires.
Connaissance approfondie en Etat-Civil et dans le domaine funéraire

? Savoir-Être :

Être organisé, dynamique.
Qualité relationnelle et d'écoute importante.
Être efficace, réactif.
Bonne tolérance aux différents stress.
Adapter son intervention aux différents publics, en gardant une neutralité.
Savoir gérer les différentes situations de stress et réguler les tensions.

? Savoir-Faire :
Accueillir le public avec amabilité.
Savoir prendre des messages.
Savoir reformuler les demandes.
Favoriser l'expression de la demande.
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
Appliquer les règles de communication et de protocole.
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible pour tous.
Réagir avec pertinence aux situations d'urgence.
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
Savoir gérer un planning de réservation.
Savoir orienter vers les personnes et services compétents.
Savoir renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité.
Diffuser des informations ou des documents par la voie de l'affichage ou au sein des services.
Savoir rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations.