Assistant Direction Cellule Réseaux et Fluides H/F - SEMMARIS

Le Marché International de Rungis est le plus grand Marché de produits frais au monde. Il accueille près de 1 200 entreprises spécialisées dans la vente de produits alimentaires frais en gros, produits gastronomiques et horticoles, ainsi que des entreprises de service.
La SEMMARIS est la société gestionnaire du Marché International de Rungis. C'est une société d'économie mixte, qui a pour missions d'exploiter, de développer et de gérer le Marché de Rungis, de commercialiser l'ensemble des biens immobiliers, d'assurer l'accueil et la sécurité des usagers.

Pourquoi nous rejoindre :
Rejoindre la SEMMARIS c'est contribuer au développement et à l'image de marque du Marché International de Rungis, plus grand marché de produits frais au monde ! En s'inspirant de l'histoire du Marché de Rungis ainsi que du savoir-faire de ses acteurs, la SEMMARIS vous permettra de travailler dans un environnement dynamique, de construire un plan de carrière adapté tout en contribuant à ses nombreux projets de développement.

Avantages :
Intéressement, participation, PEE, tickets restaurant, mutuelle familiale, chèques vacances, offres CSE (comité sociale et économique), carte acheteur (pour obtenir des produits frais et de qualité provenant directement du Marché!)...Vos missions :

Un poste d'Assistant(e) de Direction Cellule Réseaux et Fluides (H/F) est à pourvoir au sein de la BU Immobilière.

Sous la responsabilité du Directeur de l'Exploitation et de la Maintenance, l'Assistant(e) de Direction a notamment pour missions principales :

- L'assistanat du Directeur et de la cellule réseaux et fluides
- Accueil physique et téléphonique
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
- Renseigner et orienter les interlocuteurs internes et/ou externes
- Gérer les agendas : Planifier, anticiper, adapter, priorisés prise de rendez-vous
- Gérer les plannings des congés et validation des congés
- Gérer et suivre les réclamations des clients
- Suivre administrativement les contrats de maintenance
- Etablir des ordres de facturation et d'avoir
- Participer au respect des procédures administratives de la SEMMARIS
- Envoyer les plans de préventions aux entreprises
- Assurer l'interface au sein du service.

- La mise en forme de travaux de bureautique
- Trier, répartir et envoyer des courriers
- Rédiger des courriers, comptes rendus, relances, mailing, graphiques, notes internes, PV, etc...
- Organiser de l'archivage des dossiers
- Mettre à jour les bases de données (clients, prestataires extérieurs, ...)
- Mettre en forme des documents

- La gestion et le suivi des procédures d'appel d'offre
- Préparer les dossiers d'engagement, de Comité des marchés
- Relire et mettre en page les appels d'offres sur leur partie technique (CCTP)
- Suivre les appels d'offres dématérialisés sur la plateforme MAXIMILIEN

- Le suivi de la cellules Réseaux et Fluides
- Etablir les bons à payer des contrats de maintenance
- Établir les abonnements et résiliations du chauffage sur EGEE.
- Préparer les ordres de refacturation et/ou avoirs.

Connaissances et compétences requises :

- Bac +2/3 dans le domaine de l'assistanat,
- 5 ans d'expérience minimum sur un poste similaire,
- Connaissances du fonctionnement et de l'organisation du MIN de Rungis et de la SEMMARIS,
- Maîtrise des techniques de rédaction et de prise de note,
- Maîtrise des outils bureautiques,
- Capacité à remonter l'information,
- Capacité de prise de note et rédactionnelle,
- Être force de proposition.

Qualités requises :

- Autonomie,
- Réactivité,
- Sens de l'anticipation et des priorités
- Adaptabilité,
- Sens de l'écoute,
- Empathie,
- Disponibilité,
- Bonne organisation,
- Rigueur,
- Diplomatie,
- Sens politique,
- Discrétion et confidentialité,
- Bon relationnel.