Assistant Adminitratif H/F - Cc de Hanau-La Petite Pierre

La Communauté de Communes de Hanau-La Petite Pierre regroupe 38 communes (27.162 habitants), à 45 mn de Strasbourg.
Une qualité de vie appréciée
Situé en partie sur le périmètre du Parc naturel régional des Vosges du Nord, ce territoire, doté de nombreux équipements, comprend un riche patrimoine historique et naturel où se cultive un certain art de vivre.La Communauté de Communes de Hanau-La Petite Pierre fusionnée depuis le 1er janvier 2017 regroupe 38 communes (26 818 habitants), à 45 mn de Strasbourg.
Une qualité de vie appréciée
Situé en partie sur le périmètre du Parc naturel régional des Vosges du Nord, ce territoire, doté de nombreux équipements, comprend un riche patrimoine historique et naturel où se cultive un certain art de vivre.
Un territoire de projets
Notre établissement public en plein développement emploie 130 agents et exerce de nombreuses compétences. Dans un contexte dynamique et de forte volonté d'optimisation des moyens et des résultats, nous recrutons, un(e) assistant administrative.

MISSIONS

Domaine administratif :

Assurer le suivi administratif de dossiers confiés par le Président, le DGS, la DGA :
- Elaborer et suivre des dossiers ponctuels / spécifiques au regard de l'activité du service ressources
- Suivre l'agenda du Président

Assurer la planification, la préparation et le suivi des séances du Bureau, des Conférences des Maires et des Conseils Communautaires :
- Rédiger et envoyer les invitations, préparer les fiches d'émargement et les divers éléments préparatoires aux réunions
- Faire émarger les élus en début de Conseil Communautaire
- Rédiger les procès-verbaux du Conseil Communautaire, diffuser les comptes rendus après les réunions

Réaliser diverses tâches pour le Pôle Aménagement de l'espace :
- Préparer des courriers divers, les mettre en signature et les envoyer
- Réaliser des tâches administratives diverses
- Assurer la planification et le suivi des réunions et groupes de travail (préparer et envoyer les invitations, les comptes rendus.)
- Être un appui au Chargé de mission habitat et PLUI (suivi des dossiers PIG Rénov, suivi des DIA.)
- Assurer le suivi des assurances et des sinistres

Gérer les actes à transmettre au contrôle de légalité :
- Transmettre au contrôle de légalité les délibérations du conseil communautaire, les arrêtés, les conventions, les décisions, les certificats administratifs, les marchés publics...
- Communiquer à qui de droit les documents légalisées, en assurer le dispatching dans les services et de manière dématérialisée sur le serveur
- Assurer la publication des actes légalisés (affichage, transmission au service communication)
- Réaliser annuellement un registre des arrêtés et des délibérations
- Réaliser des tableaux de suivi

Assurer la suppléance de l'assistante de gestion administrative chargée de l'accueil en cas d'absence :
- Accueillir et renseigner sur place, par téléphone et par mail
- Orienter le public
- Enregistrer le courrier entrant et sortant
- Suivre la planification des réunions des élus
- Etablir les convocations aux réunions via une plateforme dématérialisée
- Réaliser des travaux administratifs urgents

Occasionnellement peut être amené à travailler en lien avec la responsable des achats publics :
- En cas d'absence de la responsable, réaliser un suivi des dossiers en cours
- Peut-être amené à réaliser diverses tâches administratives dans ce domaine de compétences

Assurer les fonctions de personne responsable de l'accès aux documents (PRADA) :
- Réceptionner les demandes d'accès aux documents administratifs
- Informer et conseiller des agents et les élus sur le droit applicable et les suites à donner
- Assurer la liaison entre la CCHLPP et la CADA

COMPETENCES ATTENDUES
- Sens de l'organisation, être méthodique et rigoureux
- Règles d'expression orale et écrite de qualité
- Qualités rédactionnelles
- Connaissance de base dans les procédures de marchés publics et en droit public
- Qualités d'accueil, d'écoute, d'orientation du public
- Savoir adapter sa posture en fonction du public accueilli
- Capacité à travailler dans l'urgence et à gérer les priorités

Fiche de poste complète disponible sur https://www.hanau-lapetitepierre.alsace/

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale