Assistant Administratif des Ventes H/F - Ex Nihilo

EX NIHILO est un Cabinet Conseil en Ressources Humaines à taille humaine.

Depuis nos bureaux de Paris et de Marseille, nous accompagnons des PME-PMI et des Grands Groupes nationaux et internationaux dans leurs recrutements (en France et à l'étranger) et l'évaluation de leurs potentiels humains.

Nous intervenons dans des secteurs d'activité très variés tels que les nouvelles technologies, l'industrie,... sur tous types de métiers.Filiale française d'un groupe international, nous sommes leader en France dans la commercialisation de produits et pièces mécaniques en aciers spéciaux (aluminium, acier inoxydable, .) destinés à l'industrie (chimie, pharmacie, agroalimentaire, ferroviaire, .) et au bâtiment. Nous recherchons pour l'une de nos agences un(e) ASSISTANT ADMINISTRATIF DES VENTES H/F.

Rattaché(e) au Responsable de l'agence, vous faîtes le lien entre nos services internes (commercial, exploitation, comptabilité, .), les clients, les fournisseurs et les transporteurs.

Vous assurez la bonne tenue administrative de l'activité de l'agence : gestion du courrier, archivage des dossiers commerciaux/comptables/QSE, ...
Vous commandez les fournitures de bureau et vous négociez les tarifs avec les fournisseurs.
Vous assurez le suivi et l'organisation des formations de nos collaborateurs (CACES, formation incendie, .).
Vous planifiez l'entretien des camions, des extincteurs et autres matériels.
Vous réalisez les demandes d'ouverture et les demandes de blocage/déblocage de comptes clients.
En soutien à la Logistique, vous réceptionnez les marchandises, et vous vérifiez et validez les factures fournisseurs.
Vous pourrez être amené(e) à établir les bons de préparation, de réception et d'expédition.
Vous établissez les avoirs et assurez le suivi des règlements clients.
Vous participez à la politique Qualité : gestion des réclamations clients, gestion des litiges fournisseurs / transporteurs, rédaction des fiches des non-conformité, .
Vous effectuez une remontée d'information régulière auprès de la Direction.
Vos actions s'inscrivent dans une démarche de qualité de service, de réactivité et de satisfaction client.

Vous avez une formation en gestion commerciale ou administrative. Vous justifiez d'une première expérience réussie en assistance administrative d'une équipe commerciale et/ou en suivi logistique, idéalement dans un univers industriel ou de négoce. Un vécu en fournitures industrielles ou en matériaux métalliques, plastiques ou électriques serait un plus. Doté(e) d'un bon relationnel, vous avez l'esprit d'équipe et le sens du service. Vous maîtrisez les outils de bureautique classiques (Pack Office). Vous êtes autonome, pragmatique et rigoureux(-se). Dynamique, vous faites preuve d'initiative et de réactivité. Votre implication et votre pragmatisme vous permettront d'évoluer dans un groupe ambitieux en plein développement.

Experience: 4 An(s)

Compétences: Assurer le suivi des commandes et des livraisons,Assurer le suivi des dossiers clients,Assurer un accueil téléphonique,Collaborer avec d'autres départements pour optimiser les procédures,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Etablir des éléments d'une commande,Etablir un bon de commande,Etablir un devis,Gérer les documents de transport et de suivi de commande,Gérer les ventes de la commande à la livraison, en s'assurant des délais convenus et de la conformité des conditions contractuelles aux procédures internes,Mettre à jour un dossier, une base de données,Réaliser des opérations comptables,Respecter les délais convenus avec le client pour la livraison,Traiter efficacement les informations relatives aux commandes,Traiter les informations de commande et de livraison,Vérifier les conditions de réalisation d'une commande

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).