Université Lyon 2 - Ufr Temps et Territoires - Gestionnaire de Scolarité Masters H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

L'Université Lumière Lyon 2 recrute un ou une gestionnaire de scolarité MASTERS pour l'UFR Temps et Territoires.

Mission: Il ou elle assure, sous l'autorité d'un responsable scolarité ou du responsable administratif et financier de composante, la liaison entre les responsables pédagogiques, les étudiants et les enseignants, et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures propres au domaine de la scolarité.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Accueillir et informer

-Accueillir et renseigner
-Communiquer, informer, afficher

Gérer la scolarité

-Suivre les inscriptions pédagogiques, vérification en lien avec les étudiants
-Contrôler et valider les conventions de stage dans le logiciel ESUPstage et assurer le suivi des signatures des conventions et de la transmission des assurances RC des étudiants
-Diffuser les offres de stages ou d'emplois après validation des responsables pédagogiques
-Suivre et gérer la scolarité des étudiants en mobilité internationale et celles et ceux qui arrivent en échange
-Traiter les demandes de transfert des dossiers de scolarité en relation avec les établissements extérieurs

Organiser les examens et les jurys

-Organiser les examens en collaboration avec les responsables pédagogiques et les autres gestionnaires
-Établir les convocations de soutenances de mémoire en fonction des dates choisies par les enseignants ; rédiger et afficher les tableaux de soutenances
-Récupérer les notes et les saisir, éditer et vérifier les PV de jurys
-Saisir les corrections des jurys, officialiser et communiquer les résultats
Traitement des diplômes

Gestion des emplois du temps

En relation avec les responsables pédagogiques et les enseignants:

-Établir les emplois du temps en fonction des disponibilités des enseignants, des intervenants extérieurs, et des partenaires
-Transmettre les demandes de salles
-Informer les absences ou changements d'emplois du temps ou de salles

Dossiers de candidatures

-Gérer les dossiers Études en France. Saisir sur APOGÉE les autorisations d'inscriptions et les transmettre aux étudiants
-Examiner les candidatures via E-candidats, Mon Master et les fiches de choix de parcours pour les commissions d'admission, vérifier que les pièces obligatoires soient bien jointes à la candidature ; établir un tableau permettant le suivi des candidatures, informer les avis des commissions.
-Établir les autorisations d'inscriptions pour certains candidats

Classer et archiver

-Procéder au classement et à l'archivage des dossiers des étudiants, des copies et des PV de jurys

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaire

-Connaissances de la règlementation liée à la scolarité
-Connaissances des normes administratives

Savoirs sur l'environnement professionnel

-Connaissance de l'enseignement supérieur
-Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'université et de ses composantes

Savoir-faire

-Maitrise des outils bureautiques et de communication: Pack office, APPLIS, intranet, Outlook, BUL
-Maitrise des applications et plateforme de candidatures : APOGEE, ADE Campus, Etudes en France, , ESUPstage, e-candidat, IP WEB, Mon Master
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Comportements attendus

-Rigueur et organisation
-Communication adaptée aux contextes et interlocuteurs
-Discrétion professionnelle, Autonomie, polyvalence
-Écoute, adaptation et réactivité aux demandes selon leur priorité
-Travail collaboratif

Poste à temps complet (37h30 par semaine)

Poste de catégorie C ouvert aux titulaires de la fonction publique par voie de détachement ou de mutation et aux non titulaires dans le cadre d'un CDD renouvelable