Assistant de Direction Direction des Affaires Medicales H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif INTITULE DU POSTE

Fonction: Assistant(e) de direction
Grade: Adjoint Administratif

Liaisons hiérarchiques: Directeurs adjoints chargés des affaires médicales (DAM), Attachée d'administration hospitalière du Bureau des Affaires Médicales (BAM)

Liaisons fonctionnelles: Directeurs adjoints chargés des affaires médicales (DAM), Attachée d'administration hospitalière du Bureau des Affaires Médicales (BAM), Adjointe des cadres hospitaliers (ACH) du Bureau des affaires médicales, DRH, Direction des Finances, Médecins dont chefs de service et chefs de pôle, ARS, CNG, autres établissements, organismes de sécurité sociale, DRIEETS.

Horaires de travail: 9h-16h40

Statut: fonctionnaire ou CDD, possibilité d'intégrer la fonction publique hospitalière par concours

PRESENTATION DE L'ENVIRONNEMENT
Le Groupe Hospitalier Sud Ile-de-France (GHSIF) est issu de la fusion au 1er janvier 2017 du Centre Hospitalier de Melun et de l'hôpital de Brie Comte Robert, ce dernier étant désormais totalement intégré au fonctionnement des autres pôles, au sein du GHSIF.- 420.51 ETP médecins et internes- 1 132 lits et places (site de Melun et site de Brie Comte Robert)Le BAM du Groupe Hospitalier Sud Ile-de-France est composé : d'une attachée d'administration hospitalière et de trois postes d'adjoints administratifs hospitaliers, sous la responsabilité d'un directeur adjoint de l'établissement.
MISSION DU POSTE
75% : le titulaire du poste a pour mission première de traiter différents éléments administratifs et financiers afférents au recrutement, à la rémunération et au temps de travail des praticiens (tableau de service, COPS) pour 75% de son temps de travail.25% : il gère également les différents engagements du directeur adjoint et de son adjointe, ainsi que leur agenda.
ACTIVITES PRINCIPALES

Sous l'autorité des directeurs adjoints des deux sites, en lien avec ses collègues du bureau des affaires médicales, l'adjoint administratif assure pour un portefeuille de services définis, les missions suivantes:

Accueil physique et téléphonique du personnel médical: conseil, information, orientation
Préparation, élaboration et contrôle du tableau de service, de garde et d'astreinte du personnel médical, en lien avec les chefs de services, secrétariats de services. Préparation de la validation et diffusion des différents éléments. Suivi et communication de planning des gardes et astreintes: respect du repos quotidien, complétude de la liste, communication de la version initiale et des modifications.
Préparation de diverses commissions et réalisation des indicateurs afférents: commission de l'activité libérale, commission de l'organisation de la permanence des soins.
Gestion des recrutements: publication et suivi des annonces de recrutement, lien avec la communication pour diffusion, traitement des candidatures.
Suivi de l'entretien annuel des personnels médicaux et suivi du plan de formation médical.
Gestion des différents engagements du directeur adjoint: secrétariat, gestion d'agenda, organisation et compte rendu de réunions, préparation de dossiers en lien avec les missions du directeur adjoint (relations ville-hôpital, suivi de pôles, projets de l'établissement, etc.).
Sous la supervision de l'attachée d'administration, rédaction et suivi des signatures de diverses décisions et conventions: mise à disposition, PST, PECH,

Déplacements ponctuels à prévoir sur le CH Sud 77.

AVANTAGES

Self, cafétaria, salle de repos
Crèche du personnel
Parking du personnel
C.G.O.S : c'est une association loi 1901 à but non lucratif, qui a pour mission de mettre en uvre et de gérer l'action sociale en faveur des agents en activité ou retraités

Le GHSIF est labellisé « Diversité » par l'Association française de normalisation,attestant la mise en place d'un dispositif de prévention des discriminations et depromotion de la diversité dans le cadre de la gestion des ressources humaines.

COMPETENCES REQUISES

Bureautique : connaissances des logiciels Word et Excel, du logiciel de paie (Hextant, CPAGE) et du logiciel de gestion du temps de travail médical (OCTIME, CHRONOS)
Connaissance du statut du personnel médical
Connaissance de l'organisation hospitalière
Solide maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe
Connaissances en comptabilité publique

QUALITES REQUISES

Sens de l'organisation et de l'initiative
Rigueur et dynamisme, qualités relationnelles
Disponibilité, discrétion professionnelle, capacité d'appréciation des situations
Maîtrise de soi, respect des délais
Bonne gestion des priorités et des délais