Assistant·e de Direction - 201 H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités d'assistant.e de direction au sein du secrétariat de direction du département MMP. L'agent assure le secrétariat de Direction du Département de Médecine, Maïeutique et Paramédical (DMMP), du Doyen-Directeur et de la Directrice Administrative, et est chargé.e de la gestion des Affaires Générales du Département MMP.

En interface avec les différentes divisions de la Faculté de Santé, l'agent assure le suivi des dossiers suivants :

RESSOURCES-HUMAINES (RH) :

- Logistique de la commission BIATSS du DMMP

- Référent des secrétariats universitaires au CHU.

- Suivi de proximité des carrières et des campagnes des Hospitalo-Universitaires du DMMP (tableaux de bord, enquêtes, primes, demandes d'autorisations de cumul d'activités) et des BIATSS du DMMP

SCOLARITÉ :

- Gestion des demandes de Césure

- Commission des Maîtres de Stages Universitaires

- Réservations des salles sur CELCAT pour les DU, DIU, Masters et associations.

- Participation à l'organisation des EDN (Épreuves Dématérialisées Nationales), ECOS (Examens Cliniques Objectifs Structurés) et autres examens des scolarités.

PATRIMOINE, LOGISTIQUE ET SÉCURITÉ :

- Projets transversaux (Cordée Ambition Études de Santé)

- Appui à la logistique, maintenance et sécurité du site en collaboration avec la conciergerie du site.

- Accueil des visiteurs

- Remplacement des agents d'accueil

- Organisation des élections et à la tenue des bureaux de vote

- Logistique du Comité stratégique de site

AFFAIRES GÉNÉRALES :

- Suivi et organisation et répartition des responsables des ICOGI (Instances Compétentes pour les Orientations Générales de l'Institut) / CAC (Commission d'Attribution des Crédits) et Commissions disciplinaires

- Réalisation de tickets GUN

- Mise à jour du site internet du DMMP: logiciel KSUP

- Organisation et logistique d'événements, de cérémonies, d'assemblées générales, de commémorations, de tournages de film.

- Référent DMMP pour le Journal de la Faculté de santé.

FINANCES :

- Demandes d'achats, procédures de mises en concurrence sur le marché universitaire Département (Congrès, séminaires)

- Missions BIATSS et HU du DMMP

Informations complémentaires :

Horaires décalées en période d'examens

Connaissances:

- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des services publics et notamment de l'enseignement supérieur (si possible) ou poste équivalent dans une autre structure

Savoir faire technique:

- Parfaite maîtrise des logiciels bureautiques et de leur environnement

Savoirs comportementaux:

- - Respect de la confidentialité des informations (gestion de l'information reçue et donnée)
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- - Savoir identifier les priorités et les hiérarchiser, savoir identifier les interlocuteurs compétents

- - Maîtriser les techniques d'accueil et posséder une bonne expression orale

- - Savoir transmettre l'information écrite et orale sous forme de synthèse

Diplômes requis: Bac

Expérience souhaitée: Débutant accepté