Assistant Services à la Population - Paulhan H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité de la directrice du pôle affaires générales, scolaires et sociales et en étroite collaboration avec le Maire et les élus, vous assurez la gestion de l'administrative générale, l'organisation des assemblées et des élections.

Gestion de l'administration générale :
* Organiser la diffusion des courriers et mails, rédaction de courrier (ou courriels) en lien avec l'activité du pôle affaires générales et scolaires et/ou à la demande du Maire ou de la DGS.
* Tenir les registres réglementaires et suivre la publication des actes administratifs
* Rédiger les diverses autorisations, ouvertures tardives, ouvertures du dimanche, procéder aux légalisations de signature et à la certification conforme des documents, licence de taxis.

Gestion et suivi des instances municipales (Conseil Municipal, Commissions Municipales.) : dans le cadre réglementaire en la matière, gestion des assemblées de la collectivité tant dans la préparation que le suivi des actes délibérés (ordre du jour, comptes-rendus, procès-verbal, affichage légal, contrôle de légalité, télétransmission etc.).

Gestion des assurances :
* Assurer la gestion des contrats d'assurance, déclaration des sinistres et suivi de la sinistralité, gestion indemnitaire et des litiges

Gestion des élections :
* Veiller au respect de la réglementation et à celui des procédures concernant l'ensemble des opérations électorales : de la gestion de la liste électorale (révision, radiations, organisation des commissions de contrôle, ...etc) au déroulement des scrutins ;
* Organiser les scrutins politiques en coordonnant l'activité des services associés et en supervisant l'infrastructure liée à l'élection ;
* Gérer les relations avec les institutions partenaires (préfecture, tribunal d'instance, ministère de l'intérieur, INSEE, ...etc) ;

Polyvalence service accueil et état civil
* Pallier aux absences des collègues sur le service accueil/Etat Civil, afin d'assurer la continuité du service public du pôle.

Savoirs :
- Connaissance du cadre réglementaire
- Connaissance des circuits décisionnels de la mairie
- Connaissance du code électoral et de diverses instructions
Savoir-faire :
- Faire preuve d'organisation et d'anticipation
- Respecter les règles et instructions
- Être rigoureux dans le suivi des dossiers et le classement
- Maitrise des outils informatiques
- Alerter la hiérarchie et rendre compte
- Faire preuve de polyvalence
- Ponctualité
- qualité rédactionnelle

Savoir-être :
- Respecter les obligations de l'agent de la Fonction Publique Territoriale
- Réaliser un accueil physique et téléphonique de qualité

Conditions d'exercice :
- Faire face aux pics d'activité (Hors horaires habituels de travail (conseil, élections)
- Travail sur écran
- Prise de congé et RTT en roulement avec les collègues selon les besoins du service