Secretaire Administrative en EHPAD H/F - Pôle Emploi

Résidence EHPAD à Nice, proche Cessole, recrute 1 H/F Secrétaire en CDD à temps plein (remplacement congé formation 6 mois)

Vos principales missions : Vous assurez un rôle central dans la gestion administrative et la qualité de l'accueil.

Assurer l'accueil physique et téléphonique des résidents, familles, partenaires et intervenants ;

Réaliser les tâches courantes de secrétariat administratif : rédaction de courriers, classement, archivage, gestion du courrier entrant/sortant ;

Utiliser efficacement le pack Office (Word, Excel, Outlook) pour le suivi administratif et la mise à jour des documents internes ;

Participer au soutien de la direction dans la gestion administrative quotidienne de l'établissement ;

Contribuer au suivi de la facturation et à certaines opérations de gestion de planning ;

Collaborer activement avec l'ensemble de l'équipe pour garantir le bon fonctionnement du service.

Profil recherché :

Sens de l'accueil, de l'écoute et du service auprès des résidents et de leurs familles ;

Discrétion, rigueur et professionnalisme ;

Maîtrise des outils bureautiques ;

Esprit d'équipe et capacité d'adaptation.

Connaissance du Pack office( et de la facturation sous ELITE, Octime Gestion planning salariés (CDI et CDD),

Expérience réussie dans le secteur médico social, idéalement en EHPAD vivement appréciée.
Le poste implique un contact quotidien avec les résidents, leurs familles et les partenaires extérieurs ; il requiert donc une présentation soignée et conforme au règlement intérieur de la résidence.

Point important: Le roulement de travail est constitué ainsi, petite semaine/ et grande semaine (non modifiables ) horaires: 8H30/13H et 14H à 19H (10 H )
semaine 1 : Lundi travaillé/ Mardi et Mercredi repos/ Jeudi et Vendredi travaillés/ Samedi Dimanche repos
semaine 2 : Lundi repos/ Mardi et Mercredi travaillés/ Jeudi et Vendredi repos/ Samedi et Dimanche travaillés
semaine 3 : Lundi travaillé/ Mardi et Mercredi repos/ Jeudi et Vendredi travaillés/ Samedi Dimanche repos
semaine 4 : Lundi repos/ Mardi et Mercredi travaillés/ Jeudi et Vendredi repos/ Samedi et Dimanche travaillés
Processus Entretien : avec direction rh, et direction résidence, références

Experience: Débutant accepté

Compétences: Bac pro accompagnement, soins et services à la personne,Bac professionnel ASSP -accompagnement, soins et services à la personne en structure,DUT carrières sociales option assistance sociale,Gestion des emails,Gestion du temps,Méthode de classement et d'archivage,Normes rédactionnelles,Secrétaire médical,Secrétaire médical et médico-social,Titre professionnel secrétaire assistant médico-social,Utilisation de matériel de bureau,Accueillir, orienter et renseigner un patient,Assurer un accueil téléphonique,Conseiller, accompagner une personne,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Relayer de l'information,Renseigner des documents médico-administratifs

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.