Assistant Administrative - Cabinet d'Expertise H/F - Cabinet Baugex

Le cabinet Baugex - iXi Groupe - expert en gestion de sinistres construction depuis 2013, mise sur la confiance, la proximité et la transparence, tant en interne qu'avec ses clients.
Notre équipe de 10 collaborateurs passionnés accompagne les assureurs dans leurs décisions d'indemnisation, avec rigueur et humanité.

Suite à un départ prochain d'une assistante pour un nouveau projet, nous recherchons un(e) :

Assistant(e) administrative rattaché(e) aux experts (F/H)

En collaboration étroite avec les 6 experts et les 4 assistantes d'expert en poste, vous garantissez une communication fluide avec nos clients et partenaires (accueil téléphonique, envoi de documents, relances) et vous assurez le suivi administratif des dossiers de sinistres :
- Saisie, vérification, collecte d'informations, consolidation.
- Organisation et gestion des agendas pour optimiser le temps des experts
- Transmission et suivi des pièces comptables

Votre profil
De formation Bac +2 (type assistant de direction ou assurance) vous avez au moins 5 ans d'expérience en assistanat, idéalement dans une structure de taille similaire.
Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques, curieux(se), impliqué(e), et motivé(e) à contribuer activement au bon fonctionnement d'une petite équipe en développement.
Ce sont vos qualités humaines autant que vos compétences qui feront la différence et vous permettront de vous épanouir pleinement dans ce poste

La répartition du travail sur la semaine peut éventuellement être aménagée sur 4,5 jours en accord avec les assistantes en poste.
Date de début : octobre 2025 ou dès que possible

Experience: 24 Mois

Compétences: Classement, archivage,Gestion administrative,Gestion des agendas,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Procédures administratives,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Assurer le suivi de dossiers administratifs,Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes),Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Fournir des informations claires et précises par téléphone,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Gérer un planning,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des déplacements professionnels,Réaliser la gestion administrative des contrats,Relayer de l'information,Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM)

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).