Assistant de Direction - Vaux le Penil H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité du directeur, l'assistant(e) de direction un maillon essentiel pour orchestrer notre quotidien ! vous apporterez un réel appui en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi de dossiers et de projets.
Vous jouez également un rôle d'interface entre les différents interlocuteurs internes et externes.

MISSIONS PRINCIPALES

* Assister la directrice dans l'organisation et le suivi de l'ensemble des activités de la direction.
* Assurer le relais administratif entre les services de la direction, les partenaires institutionnels et les élus.
* Participer à la coordination logistique et administrative des projets culturels, des événements municipaux et de la vie associative.

ACTIVITÉS

1. Secrétariat de direction
* Gestion de l'agenda et organisation des rendez-vous, réunions et déplacements.
* Rédaction, mise en forme et suivi des courriers, notes, comptes rendus et dossiers.
* Gestion des mises en signatures des parafeurs
* Classement, archivage et gestion documentaire.
2. Suivi administratif et budgétaire
* Suivi des dossiers de subventions notamment pour le service culturel
* Suivi budgétaire de la direction (devis, bons de commande, factures...)
* Participation au suivi des conventions (associations, compagnies, partenaires) et les déclarations fiscales (SACEM, SACD ...)
* Gérer les contrats des intermittents
3. Appui à la coordination des projets culturels et événementiels
* Contribution à la communication interne (notes de service, courriers aux associations).
* Communication de la saison culturelle (affiches, feuilles de salle, réseaux, mailing liste ...)
* Lien et coordination avec la projectionniste du cinéma
4. Accueil et relation avec le public lors des spectacles et évènements culturels
* Aide à la billetterie, accueil des artistes, aide pour les loges et le catering
* Orientation et information du public
* Appui à l'organisation de la saison culturelle, réunions, forums, rencontres associatives ou culturelles.

COMPÉTENCES REQUISES

* Excellentes qualités rédactionnelles et maîtrise des outils bureautiques.
* Sens de l'organisation, rigueur, réactivité et autonomie.
* Capacités relationnelles et diplomatie.
* Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
* Connaissance des collectivités territoriales, du fonctionnement associatif et du secteur culturel appréciée.
* Connaissance du logiciel CIRIL, (billetterie MAPADO serait un +)

PROFIL

* Formation administrative, secrétariat, gestion ou équivalent.
* Expérience souhaitée en secrétariat de direction, idéalement en collectivité.
* Aptitude à travailler en transversalité avec plusieurs services et partenaires.

37h30 hebdomadaires ou annualisé - présence requise les jours de spectacles et des manifestations événementielles
25 CA et 14RTT
CNAS
Participation mutuelle et prévoyance santé
13éme mois + CIA