Responsable de l'Unité Prestations Familles - Mairie de Grenoble H/F - Fonction publique Territoriale

Le service Plateforme des Familles a en charge l'instruction des demandes d'inscription scolaire et d'inscription aux activités périscolaires et sportives: enregistrement, dématérialisation, suivi et mise à jour des dossiers afin d'assurer le bon déroulement des activités (présence/absence, type de régime, ...) et de procéder à leur facturation.

La Plateforme offre un accueil multicanal aux familles (téléphone, contact mail, service en ligne).

La Plateforme est en liens étroits avec les directions partenaires: Directions Éducation Jeunesse, des Sports, du Développement Social et Territorial (MDH) mais aussi les Directions des finances, de la Santé Publique et de l'Environnement ainsi qu'un certain nombre de partenaires extérieurs (DGFIP, Education Nationale, Département, organismes d'accompagnement des populations précaires ...).

L'équipe est composée d'une cheffe de service, d'une responsable de la modernisation et de la dématérialisation, d'un-e responsable administratif-ve qui encadre une équipe de 9 chargé-es de prestations familles.

Encadrer les chargé-es de prestations familles

Encadrer et animer une équipe de 9 personnes permanentes + 4 saisonniers: répartition des missions et des tâches en fonction des priorités, validation des congés, réalisation des entretiens annuels
Accompagner les évolutions métiers: changement de procédures, des outils et méthodes de travail

Assurer la facturation des prestations (restauration scolaire, périscolaire, classe nature et activités sportives) dans le respect des procédures réglementaires et du règlement intérieur et suivre les demandes de réclamation.

Assurer le suivi des dossiers sensibles-complexes et la coordination des dossiers de familles précaires en étant l'interlocuteur privilégié des partenaires internes (santé scolaire, CCAS, ...) et extérieurs (Département, structures accompagnantes)

Au sein de l'équipe d'encadrement, participer à l'élaboration et la mise en ½uvre du projet de service, notamment :

Élaborer les process de travail, les procédures d'instruction des dossiers en lien avec la responsable de la modernisation et de la dématérialisation et dans le cadre du projet de changement de progiciel métier,
Définir les indicateurs pertinents de l'activité tans au niveau quantitatif que qualitatif
Construire et mettre en ½uvre un plan d'accompagnement des différentes équipes intervenantes dans le champ des prestations familles et notamment dans les Maisons des Habitants (MDH) pour une uniformité de traitement des dossiers

Poste susceptible d'évolution en fonction d'un projet actuellement en cours sur une refonte de la facturation des activités

Savoir faire:

Expérience en management d'équipes opérationnelles
Connaissance du secteur d'intervention de la Plateforme Familles et des règles de facturation
Aisance avec l'outil informatique

Savoir être :

Sens du travail en équipe et capacité d'adaptation
Aisance relationnelle et qualité d'écoute
Autonomie
Rigueur

Connaissances/technicités attendues :

Connaissance du secteur d'intervention de la Plateforme Familles
Connaissance des règles de facturation