Assistant Services à la Population - Mairie de Descartes H/F - Fonction publique Territoriale

Au sein d'une collectivité, il ou elle accueille, oriente et renseigne le public.

MISSIONS

Accueil :
- Accueil physique et téléphonique des administrés
- Réception, enregistrement et diffusion du courrier
- Orientation des appels vers les services avec prise en note des messages et transmission aux agents / élus
- Prise en note et transmission des demandes de travaux
- Vente de cartes de bus (gestion d'une régie)
- Etablissement du recensement militaire des citoyens français

État civil / Cimetière :
- Instruit et constitue les actes d'état civil (naissance, mariage, adoption, décès, pacs, baptême républicain, changement noms et prénoms...)
- Délivre les livrets de famille
- Assure la tenue administrative des registres
- Appose les mentions sur les actes d'état civil / légalisation de signatures
- Délivre les copies d'actes d'état civil
- Délivre les documents funéraires en lien avec les pompes funèbres
- Gestion administrative des 2 cimetières de la commune
- Vente des concessions (accueil de familles en deuil, lien avec les pompes funèbres)
- Suivi des concessions
- Rédaction du règlement des cimetières
- Lien avec la Police Municipale et les Services Techniques pour la bonne gestion des lieux (déplacement dans les cimetières de façon occasionnelle)

Administration générale :
- Assure la gestion des locations des salles communales, autorisation de buvettes
- Délivre les autorisations de piégeage
- Assure la bonne tenue des archives communales
- Gère le guichet unique de restauration scolaire et facturation
- Gère le stock et demande de devis des fournitures administratives
- Réalise l'affichage

Service social :
- Soutient l'élue en charge du CLAS (impression des dossiers, participation aux réunions...)
- Gère la liste des personnes vulnérables (appel aux personnes en cas de canicule ...)
- Organise le forum du Bien vieillir

Élections :
- Réceptionne des demandes d'inscriptions sur la liste électorale et vérifie les dossiers
- Participe à l'organisation des scrutins (présence le jour des scrutins)
- Organise le tirage au sort du jury criminel

Urbanisme :
- Assure le niveau 1 en urbanisme : renseigne et oriente les administrés sur le cadastre, PLU et dossiers à déposer selon travaux

Immobilier / logement :
- Gère les locations immobilières
- Rédige les baux et conventions
- Visite des logements et locaux si besoin
- Vérifie les dossiers
- Suit les dossiers en relation avec le service comptabilité et les services techniques
- Assure le relai des administrés avec les bailleurs sociaux

COMPÉTENCES
- Organisation
- Qualités relationnelles
- Qualités rédactionnelles
- Maîtrise de l'environnement administratif
- Connaissances générales sur le fonctionnement des collectivités
- Connaissances des règles générales de l'état civil / funéraire
- Gestion des situations de stress et de conflits
- Maîtrise des outils informatiques
- Adaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières (pics d'activité liés à la clôture des listes électorales, à la préparation des scrutins électoraux, recensement de la population ou diverses manifestations)
- Polyvalence
- Rendre compte aux supérieurs hiérarchiques

SPÉCIFICITÉS DU POSTE
- Travail le week-end en période électorale
- Poste en binôme avec un autre agent
- Présence aux heures d'ouverture de la mairie avec permanence le samedi matin par roulement
- Déplacements occasionnels sur ordre de mission
- Participation à des formations
- Gestion du public à l'accueil
- Risques de conflits
- Gestion de données confidentielles
- Travail permanent sur écran
- Sédentarité

Connaissances et pratique des logiciels suivants : Berger Levrault, SIEIL, Gescim, Elire, Eirel, Abellium