Gestionnaire des Affaires Générales et Institutionnelles H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Poste
Sous l'autorité de la Directrice de la DAJI, l'agent assure des fonctions de gestion des actes administratifs, des instances et commissions dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans l'ensemble des domaines fonctionnels de l'établissement.

Activités principales :

Assistance administrative et organisationnelle:

Participation à l'organisation des instances (conseil d'administration, conseil académique, section disciplinaire) avec l'aide du ou de la chargée des affaires juridiques et institutionnelles (rédaction et diffusion des convocations, logistique, comptes rendus)

Gestion et archivages des documents juridiques (dossiers contentieux, convention, décisions...)

Suivi des courriers entrants et sortant et circuit des signatures

Soutien aux activités juridiques:

Participer à la gestion administrative en appliquant les procédures dédiées

Préparation des dossiers des instances réception des dossiers, inscription à l'ordre du jour, relance des interlocuteurs, publication des actes

Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion et au pilotage des instances

Veiller à la régularité des actes et du fonctionnement des instances statutaires de l'établissement Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique et administrative

Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif

Suivre les décisions de justice et leurs applications

Proposer et présenter les procédures découlant de nouvelles dispositions législatives et réglementaires autour de la gestion institutionnelle d'un EPSCP

Elaborer des supports pédagogiques

Interface interne/externe:

Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)

Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services internes et externes.

Organisé.e et fiable, vous êtes discret.e et disposez d'un bon sens relationnel.

Vous connaissez idéalement l'organisation et le fonctionnement des établissements publics et plus particulièrement de l'enseignement supérieur et de la recherche.

Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et doté.e de bonnes capacités rédactionnelles.